Hằng ngày trong các bản tin thời sự hay trên các tờ báo kinh tế, chúng ta thường nghe đến cụm từ “thủ tục hải quan” xuất hiện rất thường xuyên và rất quen thuộc. Tuy nhiên, đây vẫn là một khái niệm khiến nhiều người chưa nắm rõ do tính chất chuyên ngành và đặc thù. Với gần 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giao nhận hàng quốc tế, SHN Express luôn đồng hành và tư vấn kỹ lưỡng cho khách hàng, đảm bảo mọi công đoạn thủ tục tại hải quan được thực hiện thuận lợi nhất.
Nếu bạn cũng đang tìm hiểu thì hãy cùng SHN Express xem bài viết chi tiết dưới đây về thủ tục hải quan là gì? và các quy trình cụ thể để thực hiện tốt công việc của mình nhé!
Thủ tục hải quan là gì?
Thủ tục hải quan (tiếng Anh: Customs Procedures) là các quy trình bắt buộc nhằm đảm bảo hàng hóa và phương tiện vận tải được xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp qua biên giới quốc gia.
Mục đích của thủ tục hải quan:
Đối với doanh nghiệp: Thủ tục hải quan giúp doanh nghiệp hoàn tất thông quan tờ khai, tạo điều kiện để doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam hoặc xuất khẩu hàng hóa ra nước ngoài một cách hợp pháp.
Đối với cơ quan hải quan:
- Quản lý thuế: Thủ tục khai hải quan là cơ sở để cơ quan hải quan tính toán và thu thuế xuất nhập khẩu, đảm bảo nguồn thu nộp vào ngân sách nhà nước.
- Quản lý hàng hóa: Thông qua thủ tục hải quan, cơ quan hải quan giám sát và ngăn chặn kịp thời các lô hàng thuộc diện cấm xuất khẩu hoặc nhập khẩu, như hàng hóa vi phạm pháp luật hoặc không đủ điều kiện lưu thông qua biên giới quốc gia.
Địa bàn hoạt động hải quan bao gồm:
- Cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế;
- Cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh;
- Khu vực đang lưu giữ hàng hóa chịu sự giám sát hải quan, khu chế xuất, khu vực ưu đãi hải quan;
- Các địa điểm làm thủ tục hải quan, kho ngoại quan, kho bảo thuế, bưu điện quốc tế, trụ sở người khai hải quan khi kiểm tra sau thông quan;
- Các địa điểm kiểm tra hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong lãnh thổ hải quan;
- Khu vực, địa điểm khác đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước, được phép xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh hàng hóa, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh phương tiện vận tải theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ.
Quy trình thực hiện các thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu
Để hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam sang các nước được thuận lợi, doanh nghiệp cần thực hiện đúng và đầy đủ các bước trong quy trình thủ tục hải quan. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật hiện hành mà còn đảm bảo giao hàng đúng thời gian và kế hoạch đề ra.
Quy trình thực hiện các thủ tục hải quan đối với hàng hoá xuất khẩu sẽ gồm 5 bước:
- Kiểm tra chính sách về hàng hóa và về thuế
- Chuẩn bị chứng từ liên quan tới lô hàng
- Tiến hành khai báo trên tờ khai hải quan
- Tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa
- Thông quan và thanh lý tờ khai
Bước 1: Kiểm tra kỹ thông tin và chuẩn bị tài liệu cần thiết
Bắt đầu một hành trình xuất khẩu hàng hóa đi quốc tế luôn đi kèm với niềm vui thế nhưng cũng xuất hiện rất nhiều câu hỏi: Mặt hàng này có bị hạn chế không? Thuế suất bao nhiêu? Chính sách của nhà nước hỗ trợ cho mình hay không? v..v… Đây là những điều không thể bỏ qua khi bạn tiến hành chuẩn bị thực hiện thủ tục hải quan.
Bởi vậy bạn cần kiểm tra kỹ những chính sách mặt hàng và chính sách thuế càng sớm càng tốt. Đừng ngần ngại tìm hiểu từ trước khi đàm phán hợp đồng – bởi lẽ, chỉ cần một sai sót nhỏ về giấy tờ hay chính sách, lô hàng của bạn có thể bị trì hoãn đáng tiếc. Một số mặt hàng như khoáng sản, gỗ hoặc sản phẩm từ gỗ vẫn chịu thuế xuất khẩu, trong khi nhiều mặt hàng khác được khuyến khích xuất khẩu với chính sách ưu đãi hơn.
Hãy nhớ rằng trước khi ký hợp đồng xuất khẩu, bạn cần phải tìm hiểu các điểm hạn chế, hạn ngạch hoặc giấy phép cần thiết. Bởi nếu không có giấy phép hoặc hạn ngạch, hàng hóa của bạn chắc chắn sẽ không thể thông quan. Khi mọi thứ đã rõ ràng và bạn đã chắc chắn rằng mình đang đi đúng hướng, lúc này mới là thời điểm bạn tự tin ngồi vào bàn đàm phán và ký kết hợp đồng với đối tác.
Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ chứng từ xuất khẩu cho lô hàng
Sau khi đã tìm hiểu kỹ các thông tin cần thiết, bước tiếp theo là chuẩn bị đầy đủ các chứng từ liên quan đến lô hàng xuất khẩu. Đây là khâu không thể thiếu trong quy trình thủ tục hải quan xuất hàng đi nước ngoài để đảm bảo mọi thủ tục diễn ra thuận lợi và đúng quy định
- Hợp đồng mua bán hoặc đơn đặt hàng (Sale Contract): Là căn cứ pháp lý quan trọng cho giao dịch xuất khẩu.
- Hóa đơn xuất khẩu (Commercial Invoice): Chứng từ quan trọng thể hiện giá trị và thông tin của lô hàng hóa.
- Giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (nếu cần): Thường là C/O (Certificate of Origin) để đảm bảo hàng hóa đáp ứng yêu cầu của thị trường xuất khẩu.
- Hồ sơ xuất nhập khẩu: Bao gồm các tài liệu liên quan đến lô hàng.
- Chứng từ vận chuyển (nếu cần): Gồm hóa đơn vận chuyển, lệ phí vận chuyển và các thông tin liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa.
- Giấy tờ thanh toán: Hóa đơn, chứng từ xác nhận thanh toán với đối tác.
- Giấy tờ bảo hiểm (nếu cần): Đảm bảo quyền lợi của lô hàng trong trường hợp rủi ro.
- Chứng từ ngân hàng (nếu cần): Gồm L/C (Letter of Credit) hoặc các tài liệu giao dịch qua ngân hàng.
- Phiếu thuế và lệ phí hải quan: Chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính với cơ quan hải quan.
Thiếu sót bất kỳ chứng từ nào có thể khiến quá trình xử lý thông quan gặp khó khăn, trường hợp bị trì hoãn thì phải thực hiện bổ sung, gây tốn thời gian và công sức. Vì vậy, bạn hãy kiểm tra và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ này ngay từ đầu để đảm bảo quy trình hải quan diễn ra trơn tru và hiệu quả nhé!
Bạn có thể tham khảo các tài liệu liên quan dưới đây:
Bước 3: Tiến hành khai báo tờ khai hải quan
Khai báo tờ khai hải quan là bước quan trọng để lô hàng xuất khẩu được thông quan thuận lợi. Trước đây, để hoàn thành thủ tục này, doanh nghiệp thường phải mất nhiều thời gian đi lại giữa các cơ quan hải quan để nộp bản cứng hồ sơ, photo công chứng, và chỉnh sửa khi có sai sót – rất tốn công sức và thời gian.
Tuy nhiên với sự phát triển của công nghệ, ngày nay hầu hết các doanh nghiệp đều thực hiện khai báo thông qua hệ thống điện tử, giúp tiết kiệm thời gian, giảm bớt các thủ tục giấy tờ rườm rà và nâng cao độ chính xác.
Cụ thể như sau:
- Đăng ký chữ ký số: Chữ ký số là yêu cầu bắt buộc để khai báo hải quan điện tử. Doanh nghiệp có thể sử dụng thiết bị chữ ký số hiện có hoặc đăng ký mới qua các nhà mạng tùy theo nhu cầu, nhưng nhớ là phải đảm bảo đáp ứng các quy định của cơ quan hải quan.
- Cập nhật thông tin hàng hóa: Dựa trên các chứng từ liên quan đến lô hàng (hóa đơn, hợp đồng, chứng từ vận chuyển, v.v.), hãy nhập đầy đủ và chính xác thông tin hàng hóa vào hệ thống khai báo hải quan. Đảm bảo tờ khai phải thể hiện và phản ánh đúng thực tế lô hàng.
- Nộp tờ khai: Sau khi hoàn thiện thông tin, tờ khai sẽ được gửi lên hệ thống điện tử của hải quan. Tại đây, hệ thống sẽ tự động kiểm tra và phản hồi về trạng thái tờ khai (chấp nhận, cần bổ sung thông tin, hoặc kiểm tra chi tiết).
- In tờ khai và thực hiện thông quan: Khi tờ khai được chấp nhận, bạn cần in tờ khai và thực hiện các bước tiếp theo tại cục hải quan. Trong trường hợp lô hàng cần kiểm tra chuyên ngành, hãy phối hợp thực hiện để hoàn tất quy trình.
Bước 4: Tiến hành làm thủ tục hải quan xuất khẩu hàng hóa
Sau khi hoàn tất việc khai báo tờ khai hải quan, bước tiếp theo là xác định luồng mà tờ khai sẽ được phân vào. Việc này rất quan trọng vì mỗi luồng sẽ có những yêu cầu và thủ tục khác nhau. Hệ thống hải quan hiện tại phân luồng hàng hóa thành ba loại chính:
- Luồng Đỏ (Red Lane): Luồng đỏ sẽ áp dụng cho hàng hóa cần kiểm tra nghiêm ngặt hoặc có dấu hiệu nghi ngờ về việc tuân thủ quy định. Doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ và hàng hóa để kiểm tra chi tiết khi được yêu cầu.
- Luồng Vàng (Yellow Lane): Luồng vàng thì được áp dụng với hàng hóa có mức độ rủi ro thấp hơn luồng đỏ. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải nộp các chứng từ để cơ quan hải quan xác minh trước khi thông quan.
- Luồng Xanh (Green Lane): Luồng xanh là lựa chọn thuận lợi nhất, dành cho hàng hóa có độ rủi ro thấp và đã đáp ứng đầy đủ các quy định hải quan. Với luồng này, hàng hóa sẽ được thông quan nhanh chóng mà không cần kiểm tra thêm.
Ở bài Quy trình nhập khẩu hàng hoá vào Việt Nam mới nhất, Ship Hàng Nhanh Express có nói cụ thể về thủ tục nhập hàng, mời bạn đón xem!
Bước 5: Hoàn tất thủ tục thông quan và chuẩn bị xuất hàng
Khi đã hoàn tất các bước trên và tờ khai được hải quan chấp nhận thông quan, bạn cần gửi lại tờ khai cùng mã vạch cho cơ quan hải quan để thực hiện thủ tục xác nhận. Sau đó, tờ khai đã thông quan bạn nộp cho hãng tàu. Hãng tàu vận chuyển sẽ phối hợp với cơ quan hải quan để hoàn tất các thủ tục xác nhận cuối cùng trước khi hàng hóa chính thức được vận chuyển lên tàu.
Địa điểm tiến hành làm thủ tục hải quan
Theo Điều 22 của Luật Hải quan 2014 có hướng dẫn về địa điểm làm thủ tục hải quan, được quy định cụ thể như sau:
Địa điểm làm thủ tục hải quan:
Là nơi cơ quan hải quan tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan, đồng thời thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa và phương tiện vận tải.
Địa điểm tiếp nhận, đăng ký và kiểm tra hồ sơ hải quan:
- Trụ sở Cục Hải quan.
- Trụ sở Chi cục Hải quan.
Địa điểm kiểm tra thực tế hàng hóa:
Bao gồm các khu vực và địa điểm sau:
- Khu vực cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế, và bưu điện quốc tế.
- Cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh.
- Trụ sở Chi cục Hải quan.
- Địa điểm kiểm tra tập trung theo quyết định của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.
- Cơ sở sản xuất, công trình, nơi tổ chức hội chợ, triển lãm.
- Khu vực kho ngoại quan, kho bảo thuế, hoặc địa điểm thu gom hàng lẻ.
- Địa điểm kiểm tra chung giữa Hải quan Việt Nam và Hải quan nước láng giềng tại khu vực cửa khẩu đường bộ.
- Các địa điểm khác do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định khi cần thiết.
- Yêu cầu đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân khi quy hoạch địa điểm làm thủ tục hải quan:
- Các địa điểm như cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt, cảng hàng không dân dụng quốc tế, cảng biển, khu kinh tế, khu công nghiệp, khu phi thuế quan hoặc các khu vực có hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh phải được bố trí đầy đủ để đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát hải quan.
Kết luận
Thực hiện những thủ tục hải quan là bước quan trọng không thể thiếu trong quá trình xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa đi nước ngoài hoặc từ nước ngoài về Việt Nam. Việc hiểu rõ các bước thực hiện và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật mà còn tối ưu hóa về thời gian và các chi phí trong quy trình vận chuyển quốc tế.
Hy vọng với những thông tin chi tiết trên, bạn đã nắm bắt rõ hơn về quy trình thủ tục hải quan, từ khâu chuẩn bị đến hoàn tất thông quan. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của SHN Express để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Thông tin liên hệ:
- Ship Hàng Nhah Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Ship Hàng Nhah Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
- Ship Hàng Nhah Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
- Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
- Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828
