Hiện nay, nhập khẩu hàng hóa có thể thực hiện qua ba phương thức vận chuyển chính là: đường bộ, đường thủy và đường hàng không. Trong đó, đường hàng không nổi bật là giải pháp vận chuyển nhanh chóng nhất, an toàn và tiện lợi nhất trong xuất nhập khẩu.

Phương thức này không chỉ đảm bảo hàng hóa được giao rất nhanh, đúng hẹn mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro trong quá trình vận chuyển. Vậy quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không diễn ra như thế nào? Hãy cùng Ship Hàng Nhanh Express tìm hiểu ngay bài viết dưới đây nhé!

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là gì?

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là phương thức vận chuyển sử dụng máy bay để đưa hàng hóa từ nước ngoài về nước. So với đường bộ và đường thủy, phương thức này nổi bật nhờ tốc độ nhanh chóng và rất tiện lợi.

Đặc biệt, nó phù hợp với các lô hàng cần giao gấp, hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn hoặc dễ bị hư hỏng do ảnh hưởng từ thời tiết và độ ẩm. Nhờ tính an toàn và thời gian vận chuyển ngắn, đường hàng không trở thành lựa chọn hàng đầu cho những loại hàng hóa có giá trị cao hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt.

Là đơn vị vận chuyển hàng quốc tế từ Việt Nam đi hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, cùng chiều ngược lại bằng tuyến air, nên SHN Express hiểu rõ các quy định và quy trình vận chuyển hàng không. Chúng tôi luôn tuân thủ chặt chẽ các yêu cầu pháp lý, đồng thời sẵn sàng hướng dẫn và hỗ trợ khách hàng để quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng, suôn sẻ.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không được thực hiện như thế nào?

Xin giấy phép nhập khẩu

Vận chuyển hàng hóa thông qua đường hàng không có những yêu cầu và điều kiện phức tạp hơn so với đường biển bởi các quy định nghiêm ngặt nhằm đảm bảo anh ninh, an toàn hàng không. Do đó, trước khi thực hiện nhập khẩu, doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ quy trình và các chứng từ cần thiết. Trong đó, giấy phép nhập khẩu là một trong những chứng từ quan trọng đầu tiên để lô hàng được thông quan thuận lợi.

Theo quy định, các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt của Nhà nước bắt buộc phải xin giấy phép nhập khẩu. Cụ thể bao gồm:

Thiết bị thu, phát sóng điện vô tuyến: Các loại thiết bị truyền thông không dây, máy bộ đàm.
Thuốc, dược phẩm, hóa chất y tế: Bao gồm cả trang thiết bị y tế và các sản phẩm liên quan đến y học.
Tiền chất công nghiệp, tiền chất thuốc nổ: Các chất hóa học đặc biệt có thể sử dụng trong sản xuất hoặc chế tạo.
Hạt giống, thuốc bảo vệ thực vật: Các sản phẩm liên quan đến nông nghiệp và bảo vệ môi trường.
Động vật, thực vật hoang dã: Các mặt hàng cần tuân thủ quy định nghiêm ngặt về bảo tồn.
Thức ăn chăn nuôi, thủy sản tươi sống: Bao gồm cả thuốc thú y dùng trong ngành nông nghiệp.
Vắc xin, sinh phẩm y tế, hóa chất diệt khuẩn: Các sản phẩm phục vụ công tác phòng dịch, y tế cộng đồng.
Trang thiết bị y tế, mỹ phẩm: Các sản phẩm liên quan đến chăm sóc sức khỏe và sắc đẹp.
Tem bưu chính: Các loại tem thư, tem sưu tầm cần kiểm soát đặc biệt.

Đặt booking và xác nhận booking

Trước khi tiến hành đặt booking, doanh nghiệp cần hoàn tất hợp đồng thương mại (Sale Contract) với phía xuất khẩu. Đây không chỉ là giấy tờ xác nhận giao dịch mà còn là cơ sở để quy định các điều khoản thương mại quốc tế (Incoterms).

Các điều khoản này đóng vai trò quan trọng, quyết định rõ ràng bên nào chịu trách nhiệm chi trả chi phí và thực hiện các thủ tục liên quan, bao gồm cả việc đặt booking. Khi mọi thỏa thuận được xác định rõ ràng, quá trình vận chuyển sẽ diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.

Dưới đây là một số điều khoản phổ biến:

1. EXW (Giao tại xưởng)

Người bán chỉ chịu trách nhiệm đóng gói hàng hóa đạt tiêu chuẩn quy định trong hợp đồng.
Người mua phải tự lo toàn bộ các khâu, từ đặt booking, làm thủ tục xuất nhập khẩu, đến vận chuyển hàng hóa về điểm đích.

2. FCA (Giao cho người chuyên chở)

Người bán chịu trách nhiệm giao hàng cho bên chuyên chở tại địa điểm quy định và làm thủ tục xuất khẩu.
Người mua phải đặt booking, mua bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa từ điểm giao nhận đến đích cuối cùng.

3. CPT (Cước phí trả tới đích)

Người bán chịu trách nhiệm đặt booking, thanh toán cước phí vận chuyển và làm thủ tục xuất khẩu để đưa hàng đến cảng đích.
Người mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ cảng đích về kho của mình và làm thủ tục nhập khẩu.

4. CIP (Cước phí và bảo hiểm trả tới đích)

Tương tự CPT, nhưng người bán phải mua bảo hiểm cho lô hàng trong quá trình vận chuyển.
Rủi ro chuyển giao từ người bán sang người mua tại điểm quy định trong hợp đồng.

5. DAP (Giao hàng tại nơi đến)

Người bán chịu toàn bộ chi phí và rủi ro đến khi hàng được giao tại địa điểm quy định.
Người mua phải làm thủ tục nhập khẩu và chịu trách nhiệm đưa hàng về kho của mình.

6. DDP (Giao đã trả thuế)

Người bán chịu toàn bộ chi phí, bao gồm cả thuế nhập khẩu và các thủ tục thông quan để giao hàng tận nơi.
Người mua chỉ cần nhận hàng tại kho hoặc địa điểm đã thỏa thuận.

7. DAT (Giao tại bến)

Người bán chịu trách nhiệm vận chuyển và bảo hiểm hàng hóa đến bến cảng quy định.
Người mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng từ bến cảng về kho của mình.

Theo dõi thông tin từ người bán và kiểm tra các chứng từ

Sau khi nhận được booking chính thức rồi, doanh nghiệp cần phối hợp với đơn vị xuất khẩu để lên kế hoạch đóng hàng và vận chuyển. Điều này giúp đảm bảo lô hàng được xử lý đúng tiến độ và hạn chế phát sinh các vấn đề không mong muốn.

Khi hàng đã được đóng gói và vận chuyển ra sân bay, doanh nghiệp cần yêu cầu phía xuất khẩu cung cấp đầy đủ các chứng từ cần thiết. Vì lịch trình và thời gian vận chuyển bằng đường hàng không rất nhanh, việc chuẩn bị chứng từ cần được thực hiện ngay lập tức để đảm bảo lô hàng không bị chậm trễ.

Những chứng từ quan trọng bao gồm:

Hóa đơn thương mại (Invoice Commercial): Xác nhận giá trị giao dịch và thông tin hàng hóa.
Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết các mặt hàng trong lô hàng.
Vận đơn hàng không (Air Way Bill – AWB): Chứng từ vận chuyển do hãng hàng không phát hành.
Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – COO): Xác nhận nguồn gốc hàng hóa.

Bạn nhớ kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trên các chứng từ để tránh sai sót nhé. Một lỗi nhỏ trên chứng từ cũng có thể làm chậm quá trình làm thủ tục hải quan và thông quan, gây tốn kém thời gian và chi phí không đáng có.

Thông báo hàng đến

Khi hàng hóa chuẩn bị đến nơi thì đơn vị giao nhận vận tải (Forwarder) sẽ gửi Thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho doanh nghiệp, thường là trước 1 ngày để chuẩn bị người và xe đến cảng để nhận hàng. (Với hàng đi đường biển thì thường báo trước 3-5 ngày).

Thông báo này được cung cấp bởi các hãng bay hoặc là đại lý vận chuyển và chứa các thông tin quan trọng như:

Tên đơn vị xuất khẩu và nhập khẩu.
Số chuyến bay.
Số kiện hàng.
Ngày dự kiến hàng đến.

Những thông tin này thường tương tự như trên vận đơn hàng không (AWB). Sau khi nhận được thông báo rồi thì doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

Chuẩn bị và nộp đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu của forwarder.
Thanh toán các chi phí liên quan (nếu có).
Nhận Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) từ phía forwarder để hoàn tất thủ tục nhận hàng.

Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng

Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong quá trình nhập khẩu hàng hóa. Mỗi loại hàng hóa, tùy thuộc vào tính chất, chất liệu hoặc công dụng, đều có những yêu cầu riêng về chứng nhận. Các chứng nhận này không chỉ giúp hàng hóa tuân thủ quy định pháp luật hiện hành mà còn đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi.

Nếu như thiếu hoặc không đăng ký các chứng nhận cần thiết có thể khiến hàng hóa sẽ bị giữ lại tại hải quan, dẫn đến việc thông quan bị chậm trễ hoặc phát sinh thêm các chi phí không đáng có. Vì vậy, trước khi đăng ký, doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ các yêu cầu pháp lý, chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết và phối hợp với các cơ quan liên quan để được cấp chứng nhận nhanh chóng.

Thực hiện thủ tục khai báo hải quan

Khai báo hải quan được thực hiện trên hệ thống Hải quan điện tử Ecus5 – Vnaccs. Tờ khai sẽ hiển thị các thông tin quan trọng như: mã phương tiện vận chuyển, đơn vị xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, số hóa đơn thương mại, số hiệu chuyến bay, ngày bay, số kiện, số ký cụ thể…

Sau khi kiểm tra chính xác các thông tin trên chứng từ, tờ khai sẽ được khai chính thức và phân vào một trong ba luồng sau:

Luồng xanh: Đóng thuế, tiến hành thanh lý và nhận hàng.
Luồng vàng: Đính kèm chứng từ cần thiết lên hệ thống Ecus5 để kiểm tra trước khi thông quan.
Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng, đính kèm chứng từ và hoàn tất thủ tục.

Để hiểu rõ hơn về cách khai tờ khai hải quan, quý bạn đọc có thể tham khảo bài viết chi tiết tại: Tờ khai hải quan là gì? Hướng dẫn cách truyền tờ khai lên hệ thống Ecus5 chi tiết

Thanh lý tờ khai

Sau khi tờ khai được thông quan, doanh nghiệp hoàn tất việc đóng thuế và các khoản phí liên quan để nhận hàng.

Luồng xanh, vàng: Hoàn tất nghĩa vụ thuế, tờ khai sẽ được thanh lý ngay.
Luồng đỏ: Cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa trước khi thông quan.

Hồ sơ thanh lý cần chuẩn bị: Invoice, Packing List, Tờ khai, Mã vạch, và các chứng từ liên quan. Hải quan sẽ giữ một bộ hồ sơ và trả lại một bộ cho doanh nghiệp để lưu trữ.

Vận chuyển hàng hóa về kho

Khi thanh lý xong, hãng bay sẽ trả lại vận đơn gốc (HAWB). Doanh nghiệp sắp xếp phương tiện phù hợp với kích thước và số lượng kiện hàng để vận chuyển về kho an toàn, nhanh chóng.

Lưu trữ hồ sơ và chứng từ

Sau khi hàng về kho, doanh nghiệp cần lưu giữ bộ chứng từ nhập khẩu để phục vụ quản lý, kiểm tra, và đối chiếu khi cần thiết. Các chứng từ quan trọng gồm:

Hóa đơn thương mại (Invoice)
Phiếu đóng gói (Packing List)
Vận đơn hàng không (HAWB)
Giấy chứng nhận xuất xứ (COO)
Các chứng từ liên quan khác.

Những lưu ý về quy trình nhập khẩu bằng đường hàng không

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không có ưu điểm vượt trội về thời gian, với lịch trình và thời gian bay nhanh chóng. Tuy nhiên, phương thức này cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ càng và hạn chế tối đa sai sót.

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng:

Chuẩn bị đầy đủ chứng từ ngay từ đầu: Do đặc điểm hàng air không thể chờ đợi lâu, mọi chứng từ cần được chuẩn bị đầy đủ, chính xác trước khi hàng hóa được vận chuyển. Sai sót nhỏ trong chứng từ có thể gây chậm trễ, làm phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến lịch trình vận chuyển.
Chú ý hạn sử dụng chữ ký số trên hệ thống Ecus5: Khi khai báo hải quan trên hệ thống Ecus5, hãy kiểm tra hạn sử dụng của chữ ký số. Chữ ký số hết hạn sẽ làm gián đoạn việc truyền tờ khai, dẫn đến việc thông quan bị trì hoãn.
Kiểm tra thông tin trên chứng từ và hệ thống: Đảm bảo thông tin trên các chứng từ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn hàng không khớp hoàn toàn với dữ liệu khai báo trên hệ thống để tránh bị cơ quan hải quan yêu cầu chỉnh sửa hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa.
Chú ý tính chất hàng hóa nhạy cảm: Với các lô hàng dễ hư hỏng, hạn sử dụng ngắn, hoặc yêu cầu bảo quản đặc biệt, cần phối hợp chặt chẽ với đơn vị vận chuyển để đảm bảo hàng hóa được xử lý và giao nhận đúng thời gian.
Theo dõi sát lịch trình chuyến bay: Do thời gian vận chuyển ngắn, cần thường xuyên cập nhật thông tin từ hãng bay hoặc forwarder để có kế hoạch kịp thời xử lý hàng hóa khi đến nơi.
Chuẩn bị sẵn sàng nhân sự nhận hàng: Sau khi thanh lý tờ khai, cần sắp xếp nhân sự nhận hàng ngay tại sân bay, tránh lưu kho phát sinh chi phí hoặc ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa.

Kết luận

Nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không là lựa chọn tối ưu cho những lô hàng cần thời gian vận chuyển nhanh và yêu cầu bảo quản đặc biệt. Với những lưu ý trong quy trình trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi, hạn chế rủi ro và phát sinh chi phí không cần thiết. Hy vọng những thông tin này sẽ hỗ trợ quý doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và vận hành hiệu quả hơn.

Hiện tại, SHN Express tự hào cung cấp dịch vụ xuất nhập khẩu bằng đường hàng không trọn gói thông qua các hãng bay lớn như DHL, UPS, FedEx,… mà chúng tôi là đại lý cấp 1. Với kinh nghiệm và năng lực chuyên môn, chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm cho tất cả các nhiệm vụ liên quan đến xuất nhập khẩu lô hàng của bạn.

Chúng tôi đảm nhận từ việc chuẩn bị chứng từ, thực hiện quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, đến khai báo hải quan, thanh lý tờ khai và các thủ tục cần thiết khác. Tất cả đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp và phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng.

Mọi thắc mắc hoặc cần hỗ trợ dịch vụ, vui lòng liên hệ

Ship Hàng Nhah Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Ship Hàng Nhah Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
Ship Hàng Nhah Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828

Trụ Sở Chính: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM