Quy trình nhập khẩu hàng hoá vào Việt Nam mới nhất – 09 Bước cụ thể

Những năm gần đây khi nền kinh tế Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng với thế giới, các hoạt động nhập khẩu hàng hóa trở nên sôi động hơn bao giờ hết. Từ các loại máy móc, nguyên liệu sản xuất hay đến các mặt hàng tiêu dùng, ngày càng nhiều doanh nghiệp trong nước đẩy mạnh nhập khẩu để phục vụ mục đích sản xuất kinh doanh và đáp ứng nhu cầu thị trường trong nước.

Tuy nhiên, để đưa một lô hàng về Việt Nam không hề đơn giản. Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định pháp lý và quy trình nhập khẩu hàng hóa để tránh những rủi ro không đáng có, đồng thời tối ưu chi phí và đảm bảo hàng hóa thông quan thuận lợi.

Vậy thực hiện quy trình nhập khẩu hàng hoá về Việt Nam cụ thể ra sao? Hãy cùng SHN Express tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để chuẩn bị thật hiệu quả nhé!

Nhập khẩu hàng hoá là gì?

Nhập khẩu hàng hóa là hoạt động bao gồm việc thực hiện các thủ tục, giấy tờ và vận chuyển qua các phương tiện,… để đưa hàng hóa từ nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam hoặc từ các khu vực đặc biệt nằm trong lãnh thổ Việt Nam nhưng được coi là khu vực hải quan riêng theo quy định của pháp luật.

Quá trình này thường bao gồm nhiều bước như ký kết hợp đồng mua bán quốc tế, xin giấy phép nhập khẩu, khai báo hải quan, và kiểm tra chuyên ngành (nếu cần),… nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu thông hợp pháp để phục vụ và đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc tiêu dùng trong nước.

Quy định của pháp luật về nhập khẩu hàng hoá

Quy định về nhập khẩu hàng hóa được nêu rõ tại Luật Quản lý ngoại thương 2017, trong đó nhấn mạnh các đối tượng hàng nhập khẩu cần được kiểm tra và quản lý chặt chẽ, bao gồm:

• Hàng hóa phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật, kiểm dịch theo các điều 61, 62, 63, 64 của Luật Quản lý ngoại thương.
• Hàng hóa có tiềm ẩn hoặc có khả năng gây mất an toàn theo cảnh báo từ tổ chức quốc tế, khu vực hoặc nước ngoài.
• Hàng hóa không phù hợp với quy định và phải tăng cường kiểm tra theo pháp luật.

Bên cạnh đó, Điều 5 của luật này cũng quy định rõ các mặt hàng bị cấm nhập khẩu, bao gồm:

• Vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ, các mặt hàng tiêu dùng và thiết bị y tế đã qua sử dụng.
• Hóa chất thuộc danh mục cấm, pháo các loại, đèn trời, thiết bị gây nhiễu máy đo tốc độ giao thông.
• Phế liệu, phế thải, thiết bị làm lạnh sử dụng C.F.C và sản phẩm chứa amiăng thuộc nhóm amfibole.
• Thuốc bảo vệ thực vật bị cấm sử dụng tại Việt Nam.
• Động vật, thực vật hoang dã nguy cấp, quý, hiếm thuộc phụ lục I CITES có nguồn gốc tự nhiên bị cấm nhập khẩu vì mục đích thương mại.

XEM THÊM: Những mặt hàng phải xin giấy phép xuất khẩu?

Những chứng từ cần thiết trong hồ sơ nhập khẩu hàng hoá

Để đảm bảo quá trình nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi và đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hợp pháp từ bên hồ sơ xuất khẩu bao gồm:

• Vận đơn (Bill of Lading): Chứng từ vận chuyển do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành (nếu được yêu cầu).
• Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Xác nhận điều khoản giao dịch giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị lô hàng và các điều kiện thanh toán.
• Phiếu đóng gói hàng hoá – (Packing List): Chứng từ cung cấp thông tin chi tiết về cách đóng gói và số lượng hàng hóa. 
• Bản kê chi tiết thông tin hàng hóa: Cụ thể về tên, mã số HS, số lượng, và các thông tin khác của lô hàng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O): Chứng minh nguồn gốc hàng hóa, cần thiết để hưởng ưu đãi thuế quan.
• Giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa (Certificate of Quality): Đảm bảo hàng hóa đạt tiêu chuẩn chất lượng theo thỏa thuận.
• Giấy chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis): Thường áp dụng cho hàng hóa cần kiểm tra chuyên sâu, như thực phẩm, hóa chất.
• MSDS (Material Safety Data Sheet): Bảng dữ liệu an toàn cho hàng nguy hiểm hoặc hóa chất.
• Các giấy tờ khác: Bao gồm giấy phép nhập khẩu, giấy kiểm tra chuyên ngành (nếu cần), và các tài liệu liên quan khác theo quy định.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa vào Việt Nam

Sơ đồ quy trình

Các bước thực hiện cụ thể

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu:

Trước khi tiến hành nhập khẩu, doanh nghiệp cần xác định chính xác loại hàng hóa mình định nhập thuộc nhóm ngành hàng nào, có nằm trong danh mục hàng cấm hay không, hoặc có phải thực hiện các thủ tục đặc biệt như xin giấy phép nhập khẩu, công bố hợp chuẩn hợp quy, hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.

Các loại hàng hóa và yêu cầu tương ứng:

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương:

Hợp đồng ngoại thương là chứng từ rất quan trọng, qua đó hợp thức hóa giao dịch giữa bên nhập khẩu và bên xuất khẩu. Đây cũng là cơ sở để giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa.

Khi soạn thảo hợp đồng, bạn cần đảm bảo nội dung được ghi chép chi tiết, rõ ràng và tuân thủ các quy định pháp luật. Một số thông tin không thể thiếu trong hợp đồng bao gồm:

• Tên mặt hàng, số lượng, trọng lượng.
• Giá thành, phương thức thanh toán.
• Quy cách đóng gói, điều kiện giao hàng (Incoterms).
• Thời gian giao nhận và các điều khoản khác liên quan.

Điều quan trọng là hợp đồng ngoại thương sẽ được yêu cầu trong tất cả các bộ hồ sơ nhập khẩu xuyên suốt quy trình. Vì vậy, bạn phải kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo hợp đồng đầy đủ và chính xác trước khi ký kết.

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa và theo dõi đóng hàng:

Trong quá trình nhập khẩu hàng về Việt Nam, việc kiểm tra và chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa là yếu tố cực kỳ quan trọng. Doanh nghiệp cần phải đảm bảo đầy đủ các chứng từ quan trọng sau:

• Sale Contract: Hợp đồng thương mại, thể hiện thỏa thuận giao dịch giữa hai bên.
• Bill of Lading: Vận đơn lô hàng, chứng từ xác nhận việc vận chuyển hàng hóa.
• Commercial Invoice: Hóa đơn thương mại, thể hiện giá trị và điều kiện thanh toán.
• Packing List: Phiếu đóng gói hàng hóa, cung cấp chi tiết cách đóng gói và số lượng.
• C/O: Giấy chứng nhận xuất xứ, đảm bảo nguồn gốc lô hàng.
• Các giấy tờ khác liên quan: Tùy vào yêu cầu của từng loại hàng hóa, có thể bao gồm giấy phép nhập khẩu, chứng nhận kiểm dịch, hoặc bảo hiểm hàng hóa.

Bước 4: Nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice) & Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Doanh nghiệp sẽ nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice) từ hãng vận chuyển/đại lý vận chuyển. Thông thường, giấy này sẽ gửi cho doanh nghiệp khoảng từ 3-5 ngày trước khi tàu đến cảng.

Sau khi nhận được giấy thì bạn cần kiểm tra kỹ thông tin và xác định xem lô hàng có nằm trong danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành hay không. Nếu có, đây là thủ tục bắt buộc mà bạn phải thực hiện trước khi tiến hành các bước tiếp theo trong quy trình thông quan.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi đã nhận được thông báo hàng đến từ hãng vận chuyển hoặc đại lý, bạn cần nhanh chóng tiến hành khai và truyền tờ khai hải quan. Đây là bước bắt buộc để thông báo đầy đủ thông tin về lô hàng của bạn đến cơ quan Hải quan, đảm bảo lô hàng đủ điều kiện thông quan.

Điều kiện cần để khai báo tờ khai hải quan:

Sử dụng Chữ ký số để đăng nhập và thực hiện khai báo trên hệ thống khai hải quan điện tử. (Doanh nghiệp có thể giao bộ phận kế toán hoặc phụ trách mua chữ ký số từ các nhà mạng uy tín như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, Vina-CA,…) Sau khi mua, doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số này với Tổng Cục Hải quan Việt Nam để kích hoạt và sử dụng.

Quý doanh nghiệp thực hiện khai tờ khai trực tiếp tại Tổng Cục Hải quan Việt Nam hoặc thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS của Cục Hải quan. Khi khai báo cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin về lô hàng. Nếu không rành hãy thuê đơn vị ngoài tư vấn kỹ càng, tránh sai sót trong quá trình thực hiện.

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order)

Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là một loại chứng từ quan trọng sẽ do hãng tàu hoặc công ty vận chuyển phát hành, được dùng để yêu cầu các đơn vị lưu trữ hàng hóa tại cảng hoặc kho bãi giao hàng cho chủ hàng. 

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ và thanh toán các khoản phí liên quan trước khi đến hãng tàu hoặc đại lý để nhận lệnh D/O, bộ hồ sơ bạn cần chuẩn bị gồm có:

• Bản sao CCCD
• Bản sao vận đơn (Bill of Lading): để đối chiếu thông tin hàng hóa.
• Bản gốc vận đơn: có dấu xác nhận của lãnh đạo công ty nhập khẩu.
• Tiền phí: Thanh toán phí D/O theo quy định của hãng vận chuyển.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa nhập khẩu, mã HS code và các quy định pháp luật hiện hành, Quý doanh nghiệp có thể cần phải tìm hiểu và bổ sung các chứng nhận hoặc giấy phép liên quan nhé. Vì cũng nhiều trường hợp nộp hồ sơ không đầy đủ hoặc sai sót, lô hàng có thể bị giữ lại và gặp nhiều trở ngại trong quá trình xử lý.

• Giấy giới thiệu: người đại diện doanh nghiệp mang theo để làm việc với cơ quan hải quan.
• Tờ khai phân luồng: Tờ khai hải quan đã được khai báo và phân luồng (xanh, vàng, đỏ).
• Invoice: Hóa đơn thương mại, thể hiện giá trị và thông tin giao dịch của lô hàng.
• Packing List: Phiếu đóng gói hàng hóa, cung cấp thông tin về cách đóng gói và số lượng hàng.
• Bill of Lading: Vận đơn, chứng từ xác nhận việc vận chuyển lô hàng.

Các chứng từ bổ sung khác bao gồm:

• C/O (Certificate of Origin): Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa.
• Hóa đơn cước vận chuyển: Thể hiện chi phí vận chuyển.
• Giấy phép nhập khẩu: Yêu cầu đối với các mặt hàng thuộc danh mục cần xin phép.

Nếu hồ sơ, chứng từ đầy đủ và hợp lệ, Hải quan sẽ cho phép thông quan và thông báo trên hệ thống.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

Sau khi tờ khai hải quan được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ tiến hành nộp thuế. Đối với hàng hóa nhập khẩu, doanh nghiệp cần nộp hai loại thuế chính là thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế nhập khẩu.

Ngoài ra, một số mặt hàng đặc thù có thể phát sinh thêm các khoản thuế như thuế môi trường hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt, tùy thuộc vào quy định áp dụng đối với từng loại hàng hóa.

Quy trình xử lý theo luồng tờ khai:

• Tờ khai luồng xanh: Doanh nghiệp chỉ cần nộp thuế. Sau khi đóng tiền đầy đủ, hệ thống sẽ cấp mã vạch để tiến hành thanh lý và nhận hàng ngay tại cảng.
• Tờ khai luồng vàng: Doanh nghiệp có thể nộp thuế trước hoặc sau khi thực hiện thủ tục mở tờ khai. Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ chứng từ, doanh nghiệp tiến hành thanh lý và nhận hàng.
• Tờ khai luồng đỏ: Quy trình tương tự như luồng vàng. Tuy nhiên, trong bước mở tờ khai, doanh nghiệp phải thực hiện thêm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng. Cơ quan Hải quan sẽ đối chiếu thông tin trên hồ sơ với lô hàng thực tế trước khi thông quan.

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho bảo quản

Ở bước này, doanh nghiệp cần hoàn tất thủ tục đổi lệnh giao hàng và vận chuyển hàng hóa về kho lưu trữ.

Cần lưu ý 2 khâu quan trọng sau:

• Phương tiện chuyên chở: Chuẩn bị các phương tiện chuyên chở thích hợp để đưa hàng về.
• Nhà kho, bến bãi: Đảm bảo nơi lưu trữ sẵn sàng để bảo quản hàng hóa khi hàng về đến nơi.

Lưu ý: Kiểm tra hiệu lực trên lệnh giao hàng (D/O). Nếu lệnh mà hết hạn, thì bạn có thể liên hệ hãng tàu để gia hạn thêm.

Người đại diện cho doanh nghiệp sẽ mang các giấy tờ cần thiết (giấy giới thiệu, mã vạch tờ khai hải quan, lệnh giao hàng) đến phòng thương vụ. Nhân viên cảng lập hóa đơn các khoản phí cần thanh toán. Sau khi nộp phí và nhận Phiếu giao nhận (ER), doanh nghiệp tiến hành cho người bốc dỡ hàng lên xe và vận chuyển về kho để bảo quản.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không qua các đối tác uy tín như DHL, UPS, FedEx,… SHN Express đã đồng hành cùng 100,000 khách hàng trong việc nhập khẩu hàng hóa về Việt Nam và xuất khẩu hàng hóa đi hơn 200 quốc gia trên thế giới.

Chúng tôi luôn tìm hiểu và thực hiện nghiêm ngặt việc chuẩn bị chứng từ, xử lý các thủ tục thông quan nhanh chóng và hiệu quả, đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của quy trình xuất nhập khẩu. Nhờ vậy, SHN Express luôn đảm bảo hàng hóa được vận chuyển nhanh chóng, an toàn và đúng pháp luật.

Dưới đây là quy trình mà doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo hàng hóa được thông quan thuận lợi:

Những lưu ý khi làm thủ tục thông quan hàng hóa nhập khẩu vào Việt Nam

Trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng hóa, các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các quy định và yêu cầu của hệ thống hải quan để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi:

Giới hạn tờ khai: Mỗi tờ khai chỉ được phép khai tối đa 50 mặt hàng. Nếu lô hàng có số lượng lớn hơn, cần sử dụng nhiều tờ khai và liên kết các tờ khai bằng số nhánh tương ứng.

Tỷ giá tính thuế:

Khi khai báo và đăng ký tờ khai hải quan, bạn cần lưu ý rằng nếu thực hiện trong cùng một ngày, tỷ giá tính thuế sẽ được giữ nguyên. Tuy nhiên, nếu quá trình này kéo dài qua hai ngày có tỷ giá khác nhau, hệ thống sẽ báo lỗi. Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng nghiệp vụ IDB để báo lại thông tin và gọi dữ liệu từ nghiệp vụ IDA. Điều này sẽ giúp bạn xử lý tình huống nhanh chóng và đảm bảo tờ khai được thông qua mà không gây gián đoạn quy trình.

Thuế suất: Khi người khai sử dụng nghiệp vụ IDA, hệ thống sẽ tự động áp dụng thuế suất tại ngày dự kiến khai báo IDC và điền vào tờ khai.

Hàng hóa miễn hoặc giảm thuế: Với hàng hóa thuộc diện miễn thuế hoặc giảm thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo các chứng từ liên quan được khai báo chính xác để tối ưu lợi ích.

Hàng hóa chịu thuế VAT: Mã thuế suất VAT phải được nhập chính xác vào hệ thống trong quá trình khai báo để đảm bảo tờ khai được chấp nhận.

Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai: Nếu doanh nghiệp không đáp ứng đủ điều kiện, hệ thống sẽ từ chối cấp số tờ khai và báo lỗi cho bạn biết. Tuy nhiên, trong các trường hợp đặc biệt như hàng hóa cứu trợ, phục vụ an ninh quốc phòng, hệ thống sẽ chấp nhận cho thông quan.

Bảo lãnh riêng trước khi cấp số tờ khai: Với các lô hàng cần bảo lãnh riêng, số vận đơn khai báo trên hệ thống phải khớp hoàn toàn với số vận đơn thực tế.

Nếu cùng một loại hàng hóa nhưng có thời hạn nộp thuế khác nhau, người khai hải quan phải khai trên nhiều tờ khai để phù hợp với từng thời hạn nộp thuế.

Kết luận

Quý doanh nghiệp thực hiện Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không hay bất kỳ hình thức nào khác, cần phải nắm rõ từng bước và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật. Từ khâu chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan đến vận chuyển và lưu trữ hồ sơ, mỗi công đoạn đều có những yêu cầu và lưu ý riêng để đảm bảo lô hàng được thông quan thuận lợi, đúng tiến độ.

Với kinh nghiệm hơn 12 năm trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế và nhập khẩu hàng hóa, SHN Express luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi quy trình, giúp tối ưu thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro. Chúng tôi tự hào là đối tác đáng tin cậy, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình nhập khẩu hoặc cần hỗ trợ, hãy liên hệ với SHN Express để được tư vấn chi tiết và tận tình.

Thông tin liên hệ:

• Ship Hàng Nhanh Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
• Ship Hàng Nhanh Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
• Ship Hàng Nhanh Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
• Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
• Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828