Invoice là gì? Khái niệm, vai trò, phân loại và cách lập hóa đơn trong xuất nhập khẩu

Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, Invoice là một chứng từ không thể thiếu bởi đóng vai trò rất quan trọng trong việc thực hiện các giao dịch thương mại. Không chỉ là hóa đơn thông thường, Invoice còn được sử dụng để khai báo hải quan và làm cơ sở thanh toán quốc tế.

Vậy Invoice là gì? có mấy loại Invoice? Quy trình lập và xuất hoá đơn trong xuất nhập khẩu sẽ thực hiện ra như thế nào? Hãy cùng Ship Hàng Nhanh Express tìm hiểu chi tiết để sử dụng loại chứng từ này hiệu quả nhất!

Invoice là gì? 

Invoice hay còn gọi là hóa đơn, đây là chứng từ quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, xác nhận chi tiết giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ giữa người bán và người mua trong hợp đồng. Nội dung của nó bao gồm mô tả hàng hóa, số lượng, giá cả, điều kiện giao hàng (Incoterms), và phương thức thanh toán.

Trong ngành xuất nhập khẩu Invoice không cần phải tuân theo mẫu quy định từ cơ quan thuế hay hải quan mà các đơn vị bán được phép tự thiết kế, miễn sao đáp ứng đầy đủ các thông tin cần thiết cho giao dịch và khai báo hải quan. Ngoài ra, Invoice thường đi kèm các chứng từ quan trọng khác như Packing list, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O),... để hoàn thiện thủ tục và làm cơ sở giải quyết khiếu nại liên quan đến chất lượng, số lượng hàng hóa hoặc các dịch vụ đi kèm.

Đơn vị bán khi thiết kế mẫu hóa đơn thương mại thì đảm bảo có các thông tin sau:

• Tên Invoice, mã số, và ngày lập Invoice.
• Thông tin các bên giao dịch: Người bán (Seller/Exporter), người mua (Buyer/Importer), người thụ hưởng (Beneficiary), người trả tiền (Remitter), người gửi hàng (Shipper), và người nhận hàng (Consignee).
• Thông tin về đơn vị trung gian (nếu có).
• Tên phương tiện vận chuyển.
• Số booking, số container, và số seal.
• Địa chỉ cảng xuất khẩu và cảng nhập khẩu.
• Chi tiết hàng hóa: Bao gồm tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, và tổng giá trị

Vai trò của Invoice trong các hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp

Trước hết, việc lập Invoice là cơ sở xác nhận giao dịch và cam kết tài chính giữa người bán và người mua. Đây cũng là yếu tố then chốt trong mọi giao dịch xuất nhập khẩu, có những vai trò quan trọng sau

• Chứng từ hợp đồng: Invoice không chỉ là hóa đơn mà còn là một phần quan trọng của hợp đồng mua bán quốc tế. Nó ghi nhận chi tiết các điều khoản và điều kiện giao dịch, từ giá cả, số lượng đến mô tả cụ thể về hàng hóa. Đây là tài liệu ràng buộc trách nhiệm pháp lý của các bên, đồng thời là cơ sở để đối chiếu khi cần làm rõ bất kỳ điều khoản nào trong quá trình thực hiện hợp đồng.
• Xác nhận giao dịch mua hàng: Invoice đóng vai trò như một chứng từ xác nhận rằng người mua đã đặt hàng và đồng ý với các điều kiện thanh toán được ghi rõ trên đó. Vì thế Invoice chính là bằng chứng giao dịch, đảm bảo cam kết tài chính giữa các bên được thực hiện đầy đủ, từ lúc đặt hàng cho đến khi hoàn thành thanh toán tiền mua hàng.
• Cơ sở thanh toán và quản lý tài chính: Với đầy đủ thông tin về số tiền, thời hạn và phương thức thanh toá sẽ là cơ sở quan trọng trong quá trình thanh toán hàng hóa. Các bên như Doanh nghiệp và ngân hàng sử dụng Invoice làm căn cứ để xử lý lệnh chuyển tiền và các thực hiện các yêu cầu tài chính khác nếu cần.
• Định giá và khai báo hải quan: Invoice cung cấp thông tin chi tiết về giá trị hàng hóa, giúp cơ quan thuế và hải quan định giá chính xác để tính các khoản thuế, phí và lệ phí liên quan đến xuất nhập khẩu.
• Hỗ trợ đảm bảo giao dịch và xử lý tranh chấp: Các thông tin về hàng hóa, từ mô tả, số lượng đến chất lượng in trên Invoice sẽ là cơ sở bảo vệ quyền lợi của các bên. Khi có bất kỳ vấn đề nào xảy ra, chẳng hạn như hàng hóa bị thiếu, sai sót, hoặc không đạt tiêu chuẩn, chứng từ này sẽ trở thành tài liệu đầu tiên để các bên đối chiếu và làm căn cứ giải quyết.

XEM THÊM: Tìm hiểu về trình tự và thủ tục gửi hàng đi nước ngoài

08 loại Invoice thông dụng hiện nay

1. Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ
2. Commercial Invoice – hoá đơn thương mại
3. Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời
4. Final Invoice – Hóa đơn chính thức
5. Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận
6. Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian
7. Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự
8. Customs Invoice – Hóa đơn hải qua

Ship Hàng Nhanh Express sẽ diễn giải từng loại cụ thể như sau:

Proforma Invoice – hoá đơn chiếu lệ

Cũng giống như ý nghĩa của từ “chiếu lệ” trong tiếng Việt, Proforma Invoice là hóa đơn chiếu lệ chỉ mang tính tạm thời. Nó được lập ra để cung cấp thông tin sơ bộ về giá trị, số lượng, và tính chất của hàng hóa hoặc dịch vụ trong giao dịch thương mại.

Điểm khác biệt quan trọng là Proforma Invoice không có giá trị pháp lý và không tạo ra nghĩa vụ thanh toán. Bạn có thể hiểu đơn giản, đây là bản “xem trước”, giúp người mua hình dung và đánh giá trước khi tiến đến giao dịch chính thức. Chỉ khi hai bên đồng ý, hóa đơn thương mại thực sự (Commercial Invoice) mới được phát hành và mang tính ràng buộc.

Commercial Invoice – hoá đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là một loại giấy tờ mà người bán chuẩn bị để cung cấp thông tin cụ thể về hàng hóa được bán. Trong đó có các thông tin chi tiết như giá trị hàng hóa (bao nhiêu tiền), số lượng (bao nhiêu cái), và tính chất (đó là gì, dùng để làm gì).

Hóa đơn này rất quan trọng trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa và giao dịch quốc tế . Không có chứng từ Commercial Invoice, bạn không thể thực hiện các bước quan trọng như vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài, thanh toán qua ngân hàng, hoặc thông quan hàng tại khâu hải quan.

Nhiều người dễ nhầm lẫn giữa 2 loại này nên SHN Express sẽ làm bảng so sánh như sau:

Provisional Invoice – Hóa đơn tạm thời

Hóa đơn tạm thời là loại hóa đơn được sử dụng để thay thế tạm thời cho hóa đơn chính thức trong những tình huống cần sự linh hoạt. Đến khi nào các điều khoản, điều lệ được các bên thống nhất hoàn toàn thì sẽ được thay thế bằng Hóa đơn chính thức – Final Invoice.

Provisional Invoice thường được áp dụng trong ba trường hợp chính sau:

• Trường hợp 1: Người bán muốn thu trước một khoản tiền ngay sau khi giao hàng, nhưng chưa thể phát hành hóa đơn chính thức do còn chờ các điều khoản hoặc giá trị cuối cùng.
• Trường hợp 2: Khi đơn hàng được giao làm nhiều đợt, hai bên thỏa thuận thanh toán theo từng đợt giao hàng. Hóa đơn tạm thời giúp ghi nhận giá trị từng đợt trước khi tổng hợp thành hóa đơn chính thức.
• Trường hợp 3: Khi giá trị hàng hóa chưa thể xác định ngay tại thời điểm giao dịch (do phụ thuộc vào giá thị trường, tỷ giá hối đoái, hoặc yếu tố khác), hai bên đồng ý chọn một mức giá tạm thời để giao dịch. Giá trị chính thức sẽ được xác định sau và sẽ phát hành trong hóa đơn thương mại chính thức.

Hóa đơn chính thức – Final Invoice

Final Invoice là cơ sở để người mua thực hiện thanh toán tiền hàng cuối cùng cho người bán và đánh dấu việc kết thúc giao dịch giữa hai bên. Tổng giá trị đơn hàng ghi trên hóa đơn chính thức bao gồm toàn bộ các khoản điều chỉnh trước đó (nếu có), như giảm giá, phí vận chuyển hoặc thuế. Giao dịch chỉ chính thức hoàn tất khi người mua thanh toán đầy đủ số tiền ghi trên Final Invoice

Certified Invoice – Hóa đơn xác nhận

Hóa đơn xác nhận là loại hóa đơn đặc biệt được sử dụng để xác nhận xuất xứ của hàng hóa. Điểm đặc biệt của loại hóa đơn này là thường được ký xác nhận bởi phòng thương mại và công nghiệp.

Ngoài việc xác nhận nguồn gốc và xuất xứ, Certified Invoice còn có chức năng cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, và các điều khoản giao dịch,… như hóa đơn thông thường.

Neutral Invoice – Hóa đơn trung gian

Trong thương mại quốc tế, các giao dịch có thể diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau. Có trường hợp người mua và người bán giao dịch trực tiếp, nhưng cũng không ít trường hợp cần đến sự tham gia của bên trung gian thứ ba, chẳng hạn như họ buôn bán qua trung gian, tạm nhập tái xuất, hoặc chuyển khẩu.

Điểm đặc biệt của loại hóa đơn này là người đứng tên trên hóa đơn không phải người bán hàng thực tế cho khách hàng, mà là một bên khác được ủy quyền hoặc chỉ định ký hóa đơn.

Loại hóa đơn trung gian này thường được sử dụng khi:

• Người bán không muốn công khai tên của mình trên giấy tờ giao dịch.
• Hoạt động buôn bán yêu cầu tính bảo mật, chẳng hạn như trong các giao dịch qua trung gian.
• Thực hiện các thủ tục tạm nhập tái xuất hoặc chuyển khẩu, nơi người bán thực tế không trực tiếp tham gia vào giao dịch chính thức với khách hàng cuối cùng.

Consular Invoice – Hóa đơn lãnh sự

Consular Invoice là một loại hóa đơn đặc biệt được xác nhận và cấp bởi lãnh sự quán của quốc gia người mua, có trụ sở tại quốc gia của người bán. Loại hóa đơn này được lãnh sự quán đóng dấu và ủy quyền để đảm bảo tính hợp lệ trong giao dịch thương mại quốc tế.

Điểm quan trọng của Consular Invoice là nó có thể thay thế giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin), sẽ là cơ sở để đảm bảo giúp cho cơ quan chức năng của nước nhập khẩu về nguồn gốc và giá trị hàng hóa.

Giả sử một doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu cà phê sang một công ty nhập khẩu ở Ai Cập. Theo yêu cầu của chính phủ Ai Cập, mọi lô hàng nhập khẩu phải có Consular Invoice để đảm bảo nguồn gốc và giá trị hàng hóa được xác minh rõ ràng.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam sẽ chuẩn bị hóa đơn và nộp cho lãnh sự quán Ai Cập tại Việt Nam để xác nhận. Sau khi được lãnh sự quán đóng dấu và ủy quyền, Consular Invoice sẽ được sử dụng để thay thế giấy chứng nhận xuất xứ (CO) và nộp kèm trong bộ chứng từ xuất khẩu. Loại hóa đơn này giúp cơ quan chức năng tại Ai Cập kiểm tra thông tin hàng hóa nhanh chóng, đảm bảo tuân thủ quy định nhập khẩu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc thông quan.

Customs Invoice – Hóa đơn hải quan

Customs Invoice là hóa đơn hải quan, được sử dụng để hỗ trợ cơ quan hải quan trong việc tính toán trị giá hàng hóa, xác định mức thuế và các khoản lệ phí liên quan theo quy định pháp luật. Lưu ý là chứng từ này không có chức năng lưu thông vì mục đích chủ yếu phục vụ khâu tính thuế và yêu cầu thanh toán.

Các bước xuất Invoice cơ bản

Bước 1: Xác định loại Invoice cần lập

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định loại hóa đơn phù hợp với mục đích và tính chất của giao dịch. Ví dụ, Proforma Invoice thường được sử dụng để báo giá sơ bộ hoặc xác nhận thông tin trước khi giao dịch chính thức, trong khi Commercial Invoice là hóa đơn thương mại chính thức được dùng để yêu cầu thanh toán sau khi giao hàng.

Bước 2: Điền thông tin chi tiết vào Invoice

Sau khi xác định loại hóa đơn, doanh nghiệp cần điền đầy đủ các thông tin cần thiết. Bao gồm thông tin của cả bên mua và bên bán như tên, địa chỉ, mã số thuế; chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ như tên sản phẩm, số lượng, giá cả, mã HS (nếu có); và các điều khoản giao dịch như thời hạn thanh toán, tỷ giá ngân hàng hoặc điều kiện giao hàng (Incoterms).

Bước 3: Kiểm tra lại thông tin trên Invoice

Trước khi hoàn thiện cần phải kiểm tra lại các thông tin trên hóa đơn. Rà soát kỹ từ giá trị hàng hóa, số lượng, đến các điều khoản thanh toán để đảm bảo hóa đơn tuân thủ đúng yêu cầu của các bên liên quan và cơ quan chức năng. Sai sót nhỏ nhất có thể dẫn đến các vấn đề trong khâu thanh toán hoặc thông quan hàng hóa.

Bước 4: Ký và xuất Invoice

Khi mọi thông tin đã được xác nhận là chính xác, hóa đơn cần được ký và phát hành. Đối với hóa đơn giấy, doanh nghiệp cần ký tên và đóng dấu trước khi gửi đi. Trong trường hợp dùng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp dùng chữ ký số để thực hiện, sau đó gửi qua email hoặc hệ thống quản lý điện tử của bên mua.

Bước 5: Lưu trữ và theo dõi thanh toán

Hóa đơn sau khi xuất cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ các nhu cầu đối chiếu sau này. Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên sao lưu định kỳ trên các nền tảng lưu trữ an toàn như Google drive hoặc ổ cứng.

Hóa đơn giấy cần được bảo quản tại nơi khô ráo và bảo mật cao, đánh số và sắp xếp theo thứ tự để thuận tiện cho việc quản lý, tra cứu, và đối chiếu sau này.. Đồng thời, việc theo dõi tiến độ thanh toán giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả, nhắc nhở đối tác khi đến hạn hoặc quá hạn thanh toán, đảm bảo giao dịch hoàn tất theo đúng thỏa thuận.

Ngoài ra bạn nên lưu ý là theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định hóa đơn cần được lưu trữ ít nhất 10 năm nhằm đáp ứng các yêu cầu kiểm toán và thanh tra thuế.

Kết luận

Như vậy chúng ta có thể thấy Invoice là một trong những loại chứng từ quan trọng nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu. Với đầy đủ thông tin chi tiết liên quan đến L/C và hợp đồng, Invoice giúp đảm bảo giao dịch được thực hiện một cách minh bạch và đúng quy định. Đồng thời, đây cũng là tài liệu cần thiết để hoàn tất thủ tục hải quan và làm chứng nhận xuất xứ (C/O), hỗ trợ quá trình xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ.

SHN Express hy vọng rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về Invoice và vai trò của nó trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu có nhu cầu gửi hàng đi nước ngoài, bạn có thể liên hệ dịch vụ của SHN Express để được chúng tôi hỗ trợ và hướng dẫn.

• VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
• VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
• VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
• Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
• Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828