Trong vận chuyển hàng hóa quốc tế, Giấy Báo Hàng Đến (Arrival Notice) đóng vai trò quan trọng, giúp người nhận hàng nắm được những thông tin cần thiết để chuẩn bị tiến hành các thủ tục hải quan và nhận hàng một cách suôn sẻ.

Hiểu rõ về Arrival Notice không chỉ giúp doanh nghiệp và cá nhân chủ động hơn trong việc quản lý hàng hóa mà còn rút ngắn thời gian xử lý thủ tục, giảm thiểu sai sót và đảm bảo quá trình nhận hàng diễn ra thuận lợi.

Với gần 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế, SHN Express sẽ gửi đến cho Quý bạn đọc những thông tin chi tiết về Arrival Notice – từ ý nghĩa, vai trò đến những lưu ý quan trọng, giúp bạn chuẩn bị tốt nhất cho công việc của mình nhé.

Arrival Notice là gì?

Giấy thông báo hàng đến được dịch từ tiếng Anh là Arrival Notice, là một chứng từ vận tải quan trọng được hãng tàu, hãng hàng không, hoặc công ty giao nhận vận tải phát hành. Loại chứng từ này sẽ được gửi đến người nhận hàng (Consignee) nhằm thông báo về thời gian lô hàng dự kiến đến điểm đích, giúp họ chủ động trước thời gian và nhân sự để chuẩn bị các thủ tục nhận hàng.

Giấy báo Arrival Notice thường sẽ bao gồm các thông tin sau:

Thông tin lô hàng: Số lượng, trọng lượng, mô tả hàng hóa, cảng đích và địa điểm nhận hàng.
Thông tin liên hệ: Người gửi, người nhận, và các bên liên quan.
Hướng dẫn và yêu cầu: Các khoản phí cần thanh toán, điều kiện nhận hàng, hoặc các giấy tờ bổ sung cần thiết.

04 đặc điểm chính của Arrival Notice

Dưới đây là 4 đặc điểm quan trọng của thông báo hàng đến A/N mà người nhập khẩu cần biết:

Chỉ áp dụng cho hàng nhập khẩu:

Arrival Notice không xuất hiện trong bộ chứng từ hàng xuất khẩu, mà chỉ được sử dụng trong chứng từ hàng nhập khẩu.

Được phát hành bởi bên vận chuyển:

Chứng từ này do hãng tàu, hãng hàng không, hoặc các công ty giao nhận vận tải phát hành.

Mục đích:

Thông báo tình trạng lô hàng và thời gian dự kiến đến cảng.
Cung cấp chi tiết về số lượng, trọng lượng và thông tin hàng hóa.
Thông báo các chi phí vận chuyển hoặc phụ phí cần thanh toán tại đầu nhập.

Vai trò quan trọng trong quy trình nhận hàng:

Lấy lệnh giao hàng (D/O).
Làm thủ tục khai báo hải quan.
Thanh toán các khoản phí liên quan.
Đưa hàng hóa về kho hoặc địa điểm lưu trữ hàng.

Các thông tin trong A/N rất quan trọng trong quá trình nhập khẩu. Nhờ có chứng từ này, hàng hóa mới có thể thông quan một cách nhanh chóng và thuận lợi, giúp người nhập khẩu tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình logistics.

Ai là người phát hành A/N?

Mẫu thông báo hàng đến (Arrival Notice) được phát hành bởi các đơn vị liên quan trong chuỗi cung ứng, nhằm thông báo tình trạng lô hàng và thời gian dự kiến hàng đến cảng. Thông thường, Arrival Notice được gửi đi từ 3-5 ngày trước khi hàng hóa cập cảng, giúp chủ hàng có đủ thời gian chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu.

Dưới đây là các bên chịu trách nhiệm phát hành Arrival Notice và trường hợp áp dụng:

Trường hợp khách hàng thuê dịch vụ trực tiếp từ hãng tàu:

Thông báo hàng đến sẽ được phát hành bởi hãng tàu hoặc đại lý của họ tại cảng dỡ. Trường hợp này thường áp dụng cho hàng nguyên container (FCL), và chứng từ được gửi trực tiếp đến người nhận hàng (Consignee).

Trường hợp khách hàng sử dụng dịch vụ từ bên thứ ba:

Khi khách hàng làm việc với đại lý hãng tàu, công ty giao nhận vận chuyển (freight forwarder) hoặc công ty logistics, quy trình phát hành sẽ gồm hai bước:

Hãng tàu phát hành bản Arrival Notice gốc và gửi đến bên thứ ba như đại lý hoặc công ty logistics, forwarder.
Đại lý hoặc công ty logistics, forwarder sử dụng thông tin từ bản gốc để phát hành lại Arrival Notice rồi gửi đến chủ hàng.

Quy trình này áp dụng cho cả hàng nguyên container (FCL) và hàng lẻ (LCL), đảm bảo thông tin về lô hàng được thông báo một cách chính xác và kịp thời.

Nội dung và cách đọc thông tin trong giấy báo hàng đến – Arrival Notice

Nội dung	Chi tiết
Shipper (Người gửi hàng)	Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người xuất khẩu (thường là người bán).
Consignee (Người nhận hàng)	Tên, địa chỉ và thông tin liên lạc của người nhập khẩu hoặc người mua.
Notify Party (Bên thông báo)	Thông tin liên hệ thay thế cho người nhận hàng, có thể là đại lý hải quan hoặc công ty giao nhận được chỉ định.
Số vận đơn (B/L, SWB hoặc AWB)	Mã số của vận đơn (vận đơn đường biển, vận đơn đường hàng không), do người vận chuyển cung cấp.
Thông tin tàu/chuyến bay (Vessel/Flight Information)	Tên tàu hoặc chuyến bay, kèm số hiệu chuyến vận chuyển hàng hóa.
Thông tin hàng hóa (Cargo Information)	Mô tả loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng hoặc thể tích, như khai báo bởi người gửi hàng.
Số container hoặc ULD Number	Số container (đối với hàng đường biển) hoặc ULD Number (đối với hàng đường hàng không).
Estimated Arrival Time (ETA)	Ngày dự kiến hàng đến cảng hoặc sân bay đích.
Actual Arrival Time (ATA)	Thời gian thực tế khi tàu cập cảng hoặc máy bay đến sân bay đích.
Cảng xuất phát / sân bay xuất phát (Port of Loading / Origin Airport)	Điểm bắt đầu hành trình vận chuyển.
Cảng dỡ hàng / sân bay đích (Port of Discharge / Destination Airport)	Nơi hàng hóa được dỡ xuống.
Địa điểm giao hàng (Place of Delivery)	Điểm đến cuối cùng của lô hàng, thường là kho hàng hoặc địa điểm chỉ định của người nhận.
Địa điểm nhận hàng	Cảng container hoặc sân bay nơi người nhận có thể lấy hàng sau khi hoàn tất thủ tục hải quan.
Freight Terms (Điều khoản vận chuyển)	Các điều khoản Incoterms được thỏa thuận giữa người gửi và người nhận hàng.
Freight Charges (Phí vận chuyển)	Các khoản phí phải trả cho hãng tàu hoặc hãng hàng không.
Remark (Ghi chú thêm)	Những lưu ý đặc biệt từ hãng tàu hoặc bên vận chuyển.

Mẫu giấy thông báo arrival notice

Khi nhận được giấy thông báo hàng tới A/N thì cần chuẩn bị gì?

Mặc dù đã nhận được Giấy Báo Hàng Đến (Arrival Notice), nhưng bạn sẽ chưa thể nhận hàng ngay tại cảng vì hàng chưa cập bến. Arrival Notice chỉ đóng vai trò thông báo trước để chủ hàng chủ động thời gian và làm các giấy tờ, thủ tục cần thiết cho việc thông quan và nhận hàng.

Dưới đây là các bước chuẩn bị quan trọng bạn nên lưu ý nhé:

1. Kiểm tra thông tin trên Arrival Notice

Trước tiên, người nhận cần kiểm tra kỹ các thông tin trên A/N để đảm bảo không có sai sót. Các mục quan trọng gồm:

Tên người gửi hàng và người nhận hàng.
Thông tin lô hàng: số lượng, trọng lượng, mô tả hàng hóa.
Thời gian dự kiến hàng đến cảng (ETA).
Địa điểm nhận hàng, phí vận chuyển và các chi phí khác.

2. Chuẩn bị giấy tờ cần thiết để lấy hàng

Để lấy được hàng từ cảng, người nhận hàng cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

Giấy giới thiệu: Được công ty hoặc tổ chức cấp để xác nhận người đi lấy hàng.
Căn cước công dân (CCCD) hoặc chứng minh nhân dân (CMND): Giấy tờ tùy thân của người đại diện nhận hàng.
Vận đơn (Bill of Lading): Bản gốc hoặc bản sao tùy thuộc vào quy định của hãng vận chuyển.
Giấy thông báo hàng đến (A/N): Bản gốc do hãng tàu hoặc đại lý phát hành.
Hóa đơn hoặc biên lai nộp phí: Chứng minh các chi phí đã được thanh toán.

3. Hoàn tất các thủ tục cần thiết

Khai báo hải quan:

Chuẩn bị hồ sơ khai báo hải quan gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, packing list, và vận đơn.
Thực hiện khai E-Manifest (nếu cần thiết).

Lấy lệnh giao hàng (D/O):

Đến văn phòng hãng tàu hoặc đại lý để lấy lệnh giao hàng.
Cần xuất trình giấy giới thiệu, CCCD, vận đơn, và giấy báo hàng đến (A/N).

4. Lên kế hoạch lấy hàng

Đối với hàng nguyên container (FCL): Thời gian lấy hàng thường mất từ 6 – 12 tiếng để đổi lệnh và hoàn thành các thủ tục tại cảng.
Đối với hàng lẻ (LCL): Quá trình lấy hàng có thể mất khoảng 2 ngày làm việc, do hãng vận chuyển phải gom hàng về kho CFS (Container Freight Station) để dỡ hàng.

5. Kiểm tra và nhận hàng

Sau khi hoàn thành các thủ tục, người nhận cần đến cảng hoặc kho CFS để kiểm tra và nhận hàng. Đảm bảo đối chiếu đầy đủ thông tin và tình trạng hàng hóa cẩn thận trước khi ký nhận nhé.

Điểm khác biệt giữa Arrival Notice và Delivery Order

Arrival Notice (A/N) và Delivery Order (D/O) là hai chứng từ không thể thiếu trong quy trình nhập khẩu hàng hóa. Mỗi loại chứng từ đều có một vai trò riêng biệt, nhưng lại gắn kết chặt chẽ với nhau để đảm bảo quá trình thông quan và nhận hàng diễn ra suôn sẻ.

Tuy nhiên với nhiều người thì cũng chưa rõ sự khác biệt của A/N và D/O nên Ship Hàng Nhanh Express sẽ phân tích kỹ chỗ này:

Arrival Notice (A/N) là bước thông báo ban đầu, cung cấp các thông tin cần thiết về tình trạng lô hàng, thời gian dự kiến hàng đến, và địa điểm nhận hàng. Đây là chứng từ giúp người nhận chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để tiếp tục quá trình nhận hàng.
Delivery Order (D/O )là lệnh giao hàng, là chứng từ cho phép chủ hàng rút hàng ra khỏi container, kho, bãi,… Để lấy được D/O, người nhận cần xuất trình đầy đủ Arrival Notice và các giấy tờ liên quan như giấy giới thiệu, CCCD, và vận đơn.

Về quy trình, khi nhận được Arrival Notice, người nhận hàng cần thực hiện các bước sau:

Khai báo hải quan: Tiến hành khai báo hải quan cho lô hàng nhập khẩu, đảm bảo lô hàng đáp ứng đầy đủ các quy định pháp luật.
Khai E Manifest: Thực hiện khai E Manifest để đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng.
Lấy Delivery Order (D/O): Đến văn phòng hãng tàu hoặc đại lý để lấy lệnh giao hàng D/O, cần mang theo các giấy tờ gồm Arrival Notice, giấy giới thiệu, CCCD, và vận đơn của lô hàng.
Nhận hàng tại cảng/kho: Sau khi hoàn thành các thủ tục và thanh toán tiền, người nhận mang lệnh giao hàng D/O đến cảng hoặc kho bãi để lấy hàng về.

Phần sau SHN Express sẽ có 1 bài kỹ hơn về Delivery Order (D/O) để quý bạn đọc tham khảo kỹ hơn!

Tạm kết

Với hơn 11 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển hàng hóa quốc tế và logistics, SHN Express tự hào là đối tác uy tín được nhiều khách hàng tin tưởng và lựa chọn. Chúng tôi luôn cập nhật những quy định, luật, thông tư,.. mới nhất về xuất nhập khẩu để đảm bảo dịch vụ của mình đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.

Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về Arrival Notice và quy trình nhận hàng hóa quốc tế, cũng như cách quản lý chứng từ hiệu quả.

Nếu Quý bạn đọc có nhu cầu:

Gửi hàng hóa từ Việt Nam đi Mỹ, Canada, Úc, EU hoặc bất kỳ nơi nào trên thế giới.
Mua hộ và vận chuyển hàng hóa từ Mỹ về Việt Nam.
Vận chuyển hàng hóa trọn gói, bao gồm thuế và thủ tục hải quan từ A-Z.

Hãy liên hệ ngay với SHN Express để được tư vấn chi tiết và tận hưởng dịch vụ vận chuyển chuyên nghiệp, an toàn, giá tốt. Chúng tôi cam kết mang lại trải nghiệm dịch vụ chất lượng cao với đội ngũ nhân viên có chuyên môn và tận tâm

Thông tin liên hệ:

Ship Hàng Nhanh Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
Ship Hàng Nhanh Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
Ship Hàng Nhanh Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828

Trụ Sở Chính: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM