Tờ khai hải quan là chứng từ đặc biệt quan trọng trong các hoạt động xuất nhập khẩu. Bất kỳ loại hàng hoá nào khi vận chuyển quốc tế đều bắt buộc phải kê khai đầy đủ thông tin để thực hiện thủ tục hải quan.
Dù bạn đang xuất hàng hóa đi nước ngoài hay nhập hàng hóa vào Việt Nam, thì việc truyền tờ khai hải quan trên hệ thống điện tử là bước không thể thiếu để có được tờ khai và hoàn tất thủ tục hải quan hàng hoá của mình. Để hiểu rõ hơn về loại chứng từ này và quy trình thực hiện, hãy cùng Dịch vụ gửi hàng quốc tế – Ship Hàng Nhanh Express khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
Tờ khai hải quan là gì?
Tờ khai hải quan (tiếng Anh: Customs Declaration) là văn bản mà chủ hàng (người xuất khẩu hoặc nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải kê khai đầy đủ thông tin chi tiết về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào hoặc ra khỏi lãnh thổ Việt Nam. Tờ khai CD đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong việc giúp xác định loại hàng hóa, số lượng, giá trị, xuất xứ, và các thông tin khác liên quan. Dựa vào tờ khai này, cơ quan hải quan sẽ thực hiện thủ tục thông quan cho chủ hàng/chủ phương tiện.
Trong quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa, khai tờ khai hải quan là một trong những bước bắt buộc phải thực hiện. Nếu không tiến hành truyền tờ khai hải quan, mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu sẽ bị tạm dừng cho đến khi thủ tục này hoàn tất. Việc kê khai tờ khai hải quan đầy đủ và chính xác là điều kiện tiên quyết để hàng hóa được thông quan và tiếp tục quá trình vận chuyển.
Sau khi tờ khai hải quan được truyền thành công, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và phân luồng tờ khai. Luồng tờ khai có thể là luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ, tùy thuộc vào mức độ kiểm tra mà hải quan yêu cầu. Sau khi nhận được kết quả phân luồng từ hải quan thì doanh nghiệp sẽ in tờ khai và kèm theo bộ chứng từ cần thiết để tiếp tục thực hiện thủ tục hải quan. Các bước này bao gồm việc nộp phí và thuế (nếu có) và kiểm tra hàng hóa trước khi hàng hóa được phép thông quan.
Phân luồng tờ khai hải quan là gì?
Ở bài trước, Ship Hàng Nhanh Express có đề cập cụ thể về thủ tục nhập/ xuất hàng hoá. Tuy nhiên ở bài viết này chúng tôi cũng sẽ nhắc lại để tiện cho quý bạn đọc nắm rõ hơn.
Đây là quy trình phân luồng tờ khai của hải quan:
- Luồng xanh: Doanh nghiệp chấp hành tốt quy định pháp luật về hải quan, không cần kiểm tra chi tiết hồ sơ và hàng hóa.
- Luồng vàng: Hải quan chỉ kiểm tra hồ sơ, miễn kiểm tra thực tế hàng hóa với các trường hợp đặc biệt như hàng miễn thuế, hàng từ khu thương mại tự do, hoặc hàng thuộc các dự án đầu tư được miễn thuế.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra chi tiết cả hồ sơ và hàng hóa.
- Kiểm tra không quá 5% lô hàng: Đánh giá mức độ tuân thủ, nếu không vi phạm thì kết thúc, nếu có vi phạm sẽ tiếp tục kiểm tra.
- Kiểm tra 10% lô hàng: Hàng hóa miễn kiểm tra nhưng có dấu hiệu vi phạm sẽ bị kiểm tra thêm.
- Kiểm tra toàn bộ lô hàng: Áp dụng với doanh nghiệp vi phạm pháp luật hải quan nhiều lần.
Nội dung của Tờ khai hải quan:
- Phần 1: Thông tin cơ bản về tờ khai (Số tờ khai, mã phân loại kiểm tra, mã loại hình, mã chi cục, ngày đăng ký).
- Phần 2: Thông tin người xuất khẩu và nhập khẩu (Tên và địa chỉ).
- Phần 3: Chi tiết về lô hàng (Bill, địa điểm lưu kho, địa điểm xếp hàng dỡ hàng, phương tiện vận chuyển, ngày xuất, ngày cập, số lượng hàng…).
- Phần 4: Hóa đơn thương mại và trị giá hóa đơn.
- Phần 5: Thuế và sắt thuế (hệ thống tự động tính toán sau khi nhập chi tiết các mặt hàng).
- Phần 6: Phần dành cho phản hồi của hệ thống hải quan.
- Phần 7: Ghi chú về tờ khai hải quan.
- Phần 8: Danh sách hàng hóa.
Cách truyền tờ khai hải quan điện tử trên phần mềm Ecus5 – Vnaccs
Giới thiệu phần mềm Ecus5
Hiện nay phần mềm Ecus5 – VNACCS (tên tiếng Anh là Vietnam Automated Cargo Clearance System) được rất nhiều doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong việc khai báo hải quan điện tử. Đây là hệ thống thông quan hàng hóa tự động, được thiết kế để giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu, khu chế xuất, và các đơn vị liên quan thực hiện quy trình thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng và chính xác.
Các nghiệp vụ chính mà doanh nghiệp có thể sử dụng trên phần mềm này gồm có:
-
Khai báo điện tử (e-Declaration): Giúp doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan một cách điện tử, thay thế hoàn toàn quy trình thủ công, giảm thiểu thời gian và chi phí.
-
Hóa đơn điện tử (e-Invoice): Hỗ trợ tạo và nộp hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế và hải quan trong quá trình làm thủ tục hải quan.
-
Thanh toán điện tử (e-Payment): Doanh nghiệp có thể thực hiện thanh toán các khoản phí, thuế liên quan đến hải quan thông qua hệ thống thanh toán điện tử, thuận tiện và nhanh chóng.
-
C/O điện tử (e-C/O): Hỗ trợ tạo và nộp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) dưới dạng điện tử, bao gồm các mẫu C/O phổ biến như CD Form D và Form AK.
-
Manifest điện tử (e-Manifest): Phần mềm hỗ trợ khai báo và nộp bản lược khai hàng hóa dưới dạng điện tử, giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả.
Cách bước truyền tờ khai hải quan điện tử
Bước 1: Mua chữ ký số/chứng thư số thông qua các nhà mạng Viettel, chữ ký số VNPT, chữ ký số Bkav, FPT CA… có cung cấp, chọn nhà cung cấp nào thì tuỳ doanh nghiệp lựa chọn. Mỗi chữ ký số là một tài khoản trên Vnaccs, doanh nghiệp có thể mua nhiều chữ ký số để sử dụng.
Thông tin cần chuẩn bị:
- Thông tin doanh nghiệp: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
- Xác định loại hình doanh nghiệp.
- Nội dung hàng hóa: xác định hàng hóa có thuộc loại có điều kiện (kiểm tra chất lượng, xin giấy phép, kiểm dịch, hóa chất) hay không.
Chứng từ cần chuẩn bị khi truyền tờ khai:
- Hợp đồng ngoại thương (không bắt buộc)
- Invoice – Hóa đơn thương mại (bắt buộc)
- Vận đơn (bắt buộc nếu khai nhập khẩu)
- Phiếu đóng gói – Packing list (khi có kiểm hóa)
- Arrival Notice – Giấy báo hàng đến (nếu khai nhập khẩu)
- Giấy phép quản lý chuyên ngành (nếu có)
Bước 2: Đăng ký tài khoản Vnaccs
Đối với công ty mới thành lập: Cần gửi email đến Tổng cục Hải quan để đăng ký thông tin. Sau khi thông tin được cập nhật, tài khoản sẽ được tạo, bao gồm:
- Mã người sử dụng (User code)
- Mật khẩu (Password)
- Mã thiết bị đầu cuối (Terminal ID)
- Khóa truy cập
Nếu không rành thì doanh nghiệp có thể liên hệ với bên cấp chữ ký số để họ hỗ trợ đăng ký tài khoản Vnaccs cho bạn luôn. Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp có thể tiếp tục các bước khai hải quan điện tử.
Bước 3: Điền tờ khai lên hệ thống
Sau khi có đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu (hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói) rồi thì bạn dựa vào các chi tiết trên các chứng từ để điền thông tin vào tờ khai hải quan trên hệ thống.
Bước 4: Truyền tờ khai và nhận phản hồi từ hệ thống Hải quan
Sau khi tờ khai hải quan được điền đầy đủ thông tin, bạn sẽ truyền tờ khai lên hệ thống hải quan để thực hiện bước tiếp theo. Sau khi bấm gửi thông tin, chờ 1 chút để nhận được phản hồi từ cơ quan hải quan.
Nhận kết quả phân luồng từ hệ thống: Khi hệ thống nhận diện các thông tin là hợp lệ, bạn sẽ nhận được số tờ khai hải quan cùng kết quả phân luồng. .
Các luồng phân loại tờ khai hải quan sẽ có 3 luồng:
Luồng xanh (Kí hiệu số “1”): Nếu tờ khai được phân vào luồng xanh, bạn sẽ được miễn kiểm tra hồ sơ giấy và không phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Khi lô hàng đã được cơ quan hải quan chấp nhận thông quan, bạn chỉ cần mang tờ khai xuống đăng ký và tiến hành thủ tục thông quan rất nhanh. Nếu có thuế (nếu có), số tiền thuế sẽ được chuyển vào tài khoản hải quan.
Luồng vàng (Kí hiệu số “2”): Nếu tờ khai rơi vào luồng vàng này thì sẽ phải kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu có yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung hồ sơ, bạn cần thực hiện theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ giấy để cơ quan hải quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận, bạn sẽ được thông quan.
Tuy nhiên, nếu cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa, thì bạn sẽ phải làm thủ tục kiểm hóa, tương tự như trường hợp bên dưới như luồng đỏ.
Luồng đỏ (Kí hiệu số “3”): Tờ khai thuộc luồng đỏ sẽ yêu cầu doanh nghiệp xuất trình cả hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa.
Việc kiểm hàng hóa này có thể diễn ra theo hai phương thức:
- Kiểm hóa trực tiếp: Hải quan sẽ trực tiếp xuống kiểm tra thực tế hàng hóa trong container.
- Kiểm hóa qua máy soi: Cơ quan hải quan sẽ sử dụng máy soi để kiểm tra hàng hóa, giúp xác minh tính hợp pháp và sự chính xác của lô hàng.
Xử lý lỗi khi có thông báo: Trong trường hợp hệ thống phát hiện thấy lỗi trong dữ liệu đã truyền, thông báo lỗi sẽ xuất hiện trên màn hình máy tính. Bạn cần chỉnh sửa lại các thông tin sai sót và truyền lại tờ khai để đảm bảo tính chính xác.
Bước 5: Đóng dấu thông quan
Sau khi hoàn tất các thủ tục và được cơ quan hải quan chấp thuận, bạn sẽ nhận xác nhận và được đóng dấu thông quan hàng.
Bước 6: Nhập dữ liệu vào phần mềm
Sau khi hoàn tất quy trình thông quan, bạn cần nhập dữ liệu vào phần mềm Vnaccs để lưu và theo dõi thông tin lô hàng.
Lưu ý quan trọng khi sử dụng phần mềm:
- Điền chính xác thông tin: Bạn cần phải điền chính xác và đầy đủ các thông tin trên tờ khai. Các thông tin này bao gồm những yếu tố như tên hàng hóa, mã số thuế của doanh nghiệp, và các yêu cầu đặc biệt liên quan đến mặt hàng xuất nhập khẩu.
- Tham khảo các thông tư, nghị định liên quan: Trước khi điền tờ khai, bạn cần đọc kỹ các thông tư và nghị định có liên quan để đảm bảo rằng mọi thông tin khai báo là đúng theo quy định pháp luật.
- Ngày, tháng nhập thông tin: Bạn không cần điền, phần mềm sẽ tự động nhập sẵn.
Trên đây là những thông tin chi tiết nhất mà Ship Hàng Nhanh Express đã gửi đến Quý bạn đọc thực hiện tốt quy trình khai báo hải quan điện tử nhanh chóng và chính xác.Việc khai báo hải quan không chỉ là một thủ tục bắt buộc, mà còn là yếu tố quyết định đến việc thông quan hàng hóa nhanh chóng và hiệu quả.
Chuẩn bị đầy đủ chứng từ, chú ý đến từng bước trong quy trình và luôn sẵn sàng cập nhật thông tin khi có yêu cầu từ cơ quan hải quan. Chúc bạn thực hiện thủ tục hải quan thuận lợi và nhanh chóng!
Nếu cần hỗ trợ vận chuyển hàng hoá từ Việt Nam đi các nước hoặc ngược lại, vui lòng liên hệ SHN Express để được hỗ trợ!
- Ship Hàng Nhanh Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Ship Hàng Nhanh Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
- Ship Hàng Nhanh Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
- Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
- Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828
