Một trong những rắc rối lớn nhất khi vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là lô hàng không được chấp nhận hoặc bị giữ lại ở hải quan do sai sót trong khâu khai báo thông tin, điển hình là trên phiếu cân hàng air. Để tránh tình trạng này, bạn cần kê khai và check thật kỹ các thông tin trên phiếu cân hàng air (Shipper’s Letter of Instruction). Bởi nó không chỉ giúp tính đúng cước phí vận chuyển mà còn tránh nhầm lẫn, sai sót dẫn đến bị phạt tiền và làm chậm trễ quá trình xuất nhập khẩu.
Trong bài viết này, Ship Hành Nhanh Express sẽ hướng dẫn bạn cách đọc phiếu cân hàng air chi tiết cùng những lưu ý quan trọng liên quan đến loại chứng từ này.
Phiếu cân hàng air là gì?
Phiếu cân hàng Air, hay còn được gọi là Tờ khai gửi hàng (tiếng Anh dịch là Shipper’s Letter of Instruction (SLI), là một chứng từ rất quan trọng trong vận tải đường hàng không. Chứng từ này được sử dụng để kê khai chi tiết về lô hàng, bao gồm các thông tin như cân nặng, chủng loại, số vận đơn… nhằm giúp bên vận chuyển dễ dàng quản lý và sắp xếp hàng hóa trên máy bay một cách hợp lý và hiệu quả nhất.
Tuy nhiên cũng có nhiều người chưa rành thủ tục và kinh nghiệm nên rất lo sai sót ở khâu khai báo Tờ khai gửi hàng, theo kinh nghiệm của SHN Express, một mẹo đơn giản để bạn dễ dàng làm quen và hiểu cách kê khai phiếu cân hàng air chính xác là đến trực tiếp phòng thương vụ tại kho của sân bay. Tại đây, bạn có thể xin mẫu phiếu cân hàng air (Shipper’s Letter of Instruction) và điền các thông tin cần thiết.
Nhân viên kho sẽ hỗ trợ bạn kiểm tra và đối chiếu thông tin trên phiếu với hàng hóa thực tế. Điều này không chỉ giúp bạn tránh sai sót mà còn hiểu rõ hơn về quy trình kê khai, từ đó tự tin xử lý các lô hàng trong những lần tiếp theo. Hãy tận dụng cơ hội để hỏi thêm nhân viên kho những thắc mắc liên quan, vì họ là người có kinh nghiệm thực tế và sẽ giúp bạn giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Xem thêm: Vận đơn hàng không – Air waybill (AWB)
Thông tin và hướng dẫn cách ghi phiếu cân hàng Air
Hiện nay có nhiều hãng hàng không nên họ cũng có mẫu phiếu cân hàng Air cũng khác nhau. Tuy mẫu phiếu cân hàng chỉ khác về hình thức nhưng thông tin cơ bản sẽ tương tự nhau: Tên người gửi, tên người nhận, số vận đơn, nơi đi, nơi đến, số kiện, số kg, trọng lượng tính cước, kích thước kiện,…
| Thông tin | Hướng dẫn chi tiết |
| Người gửi (Shipper) | Ghi tên và địa chỉ cụ thể của người gửi (bao gồm số nhà, đường, thành phố, quốc gia), kèm theo số điện thoại liên hệ. |
| Người nhận (Consignee) | Ghi tên và địa chỉ cụ thể của người nhận (bao gồm số nhà, đường, thành phố, quốc gia), cùng số điện thoại liên hệ. |
| Số không vận đơn (Air Waybill number) | Ghi chính xác số vận đơn của lô hàng, đây là mã số duy nhất được gán cho mỗi vận đơn để xác định và theo dõi lô hàng trong quá trình vận chuyển. Số vận đơn này phải trùng khớp với thông tin trên Air Waybill và được sử dụng để tra cứu trạng thái của hàng hóa khi cần thiết. |
| Nơi đi (Airport of Departure) | Ghi tên sân bay khởi hành đầy đủ và chính xác. |
| Nơi đến (Airport of Destination) | Ghi tên sân bay đích đến hoặc tên thành phố (nếu không biết tên sân bay). Nếu có nhiều quốc gia trùng tên thành phố, ghi rõ cả tên quốc gia. |
| Chuyến bay/Ngày (Flight/Date) | Điền thông tin chuyến bay và ngày khởi hành chính xác. |
| Số kiện (Total pieces) | Ghi tổng số kiện của lô hàng, kèm mô tả hình thức đóng gói như thùng, túi, cuộn… |
| Loại hàng (Description of goods) | Ghi chi tiết từng mặt hàng trong lô hàng, bao gồm tên, phân loại, đặc điểm đặc biệt (nếu có) như dễ vỡ, dễ hỏng, nguy hiểm. Nêu rõ phương thức đóng gói (thùng carton, kiện gỗ, pallet…). Thông tin phải khớp với các tài liệu liên quan như tờ khai xuất khẩu, hóa đơn thương mại, giấy phép nhập khẩu. Với hàng nguy hiểm, ghi rõ tên vận chuyển và nhãn áp dụng nếu yêu cầu. |
| Trọng lượng (Gross Weight) | Ghi tổng trọng lượng cả bì (bao gồm cả bao bì) theo đơn vị Kg. |
| Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight) | So sánh giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng thể tích, sử dụng giá trị lớn hơn để tính cước phí. |
| Kích thước (Dài x Rộng x Cao) | Điền kích thước chiều dài, rộng, cao của lô hàng, chỉ rõ đơn vị đo lường (cm hoặc inch). |
| Ngày/chữ ký (Date/Signature) | Ghi rõ ngày thực hiện khai báo lô hàng và ký tên để xác nhận thông tin. Người gửi hàng điền ngày, giờ và ký tên để xác nhận lô hàng, đồng thời người tiếp nhận từ phía bên vận chuyển cũng cần ký xác nhận. |
Mẫu phiếu cân hàng air tại kho SCSC (Công ty Cổ phần Dịch vụ Hàng hóa Sài Gòn)
Các lỗi thường gặp khi khai báo phiếu cân hàng air
Những sai sót trong khâu khai báo thông tin trên phiếu cân không chỉ khiến doanh nghiệp chịu thiệt hại vì bị phạt tiền mà còn làm trì trệ quy trình thông quan, dẫn đến chậm trễ trong vận chuyển hàng hóa. Đây là những lỗi phổ biến mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý để tránh các hậu quả không mong muốn.
Chênh lệch trọng lượng giữa tờ khai hải quan với phiếu cân hàng Air
Nếu trọng lượng hàng hóa thay đổi và ảnh hưởng đến số tiền thuế phải nộp, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện khai báo sửa đổi để đảm bảo thông tin trùng khớp. Người gửi hàng phải lập phiếu điều chỉnh hoặc bổ sung thông tin trên tờ khai theo đúng quy định. Trường hợp này có thể phát sinh thêm chi phí sửa đổi, nhưng việc xử lý kịp thời sẽ tránh được các rắc rối lớn hơn như phạt chậm trễ hoặc trì hoãn thông quan.
Sai thông tin chuyến bay, ngày giờ bay
Khai báo nhầm mã chuyến bay, ngày khởi hành, điểm đến hoặc giờ bay trên phiếu cân hàng air có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quy trình vận chuyển. Những sai sót này không chỉ làm rối loạn lịch trình mà còn khiến nhân viên kho và sân bay gặp khó khăn trong việc xếp dỡ, phân bổ hàng lên khoang vận chuyển và khâu giao nhận hàng hóa.
XEM THÊM: Quy Trình Kiểm Tra Sau Thông Quan
Không tuân thủ quy định đóng gói, bảo quản hàng hoá
Nếu như bạn khai báo không chính xác hoặc không đầy đủ về tình trạng đóng gói, đặc biệt với hàng hóa dễ vỡ hoặc yêu cầu đóng gói đặc biệt thì rất dễ dẫn đến hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Việc này không chỉ gây thiệt hại trực tiếp cho hàng hóa mà còn làm ảnh hưởng đến uy tín của người gửi và có nguy cơ phát sinh chi phí bồi thường.
Hơn nữa đóng gói sai quy định cũng có thể vi phạm tiêu chuẩn an toàn vận chuyển bằng đường air, gây rủi ro lớn hơn cho cả lô hàng và chuyến bay.
Kinh nghiệm tránh sai sót khi kê khai phiếu cân hàng Air
Trước khi nộp Tờ khai gửi hàng Air, hãy kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các thông tin quan trọng như trọng lượng, kích thước, thông tin chuyến bay và tình trạng đóng gói. Việc đối chiếu với thực tế hàng hóa sẽ giúp đảm bảo độ chính xác, tránh sai lệch. Đồng thời, bạn nên phối hợp chặt chẽ với nhân viên phòng thương vụ của hãng air để xác nhận các thông tin đã khai báo.
Ngoài ra nên đầu tư sử dụng thiết bị đo lường và cân chính xác cũng là một cách làm an toàn để đảm bảo số liệu thực tế khớp với thông tin kê khai. Điều này không chỉ tránh được các chi phí phát sinh do sai sót mà còn giúp lô hàng được vận chuyển đúng tiến độ, hạn chế rủi ro bị delay.
Với đội ngũ tư vấn viên tận tâm, SHN Express luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn từ khâu khai báo đến vận chuyển, đảm bảo lô hàng của bạn được xử lý nhanh chóng, chính xác và an toàn. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trong mỗi chuyến hàng!
Quy trình khai báo thông tin trên phiếu cân hàng Air
Quy trình làm hàng xuất tại kho TCS bao gồm các bước cụ thể được thực hiện tuần tự để đảm bảo hàng hóa được xử lý chính xác và đúng tiến độ:
- Liên hệ nhà xe vận chuyển: Doanh nghiệp cần linh hoạt đặt lịch hẹn giao hàng với nhà xe để đảm bảo hàng hóa được đưa đến kho TCS đúng thời gian quy định, tránh tình trạng chậm trễ.
- Cân hàng: Sau khi giao hàng đến kho, hàng hóa được đưa thẳng đến bàn cân để kiểm tra trọng lượng thực tế (Gross Weight), từ đó xác định số liệu chính xác phục vụ quá trình vận chuyển.
- Phân luồng hàng hóa: Tiếp theo, hàng hóa được phân loại theo thông tin hãng bay và di chuyển đến khu vực tương ứng tại kho TCS để chuẩn bị cho các bước xử lý tiếp theo.
- Dán Talon: Trên mỗi kiện hàng, cần dán Talon ghi đầy đủ các thông tin như nơi đi, nơi đến, số kiện, trọng lượng (kg), số MAWB và HAWB để đảm bảo hàng hóa được nhận diện chính xác trong quá trình vận chuyển.
- Lập và ký tờ cân: Sau khi hoàn thiện việc dán tem Talon, tờ cân được lập với các liên trắng (gốc), hồng, và xanh, sau đó ký xác nhận cùng với việc lấy thông tin chuyến bay từ nhân viên kho.
- Đóng phí tại thương vụ: Doanh nghiệp cần nộp đầy đủ các khoản phí tại phòng thương vụ để đảm bảo việc xử lý lô hàng không bị gián đoạn.
- Thanh lý tờ khai: Khi hoàn tất đóng phí, tờ khai hải quan được thanh lý để chuẩn bị cho các bước tiếp theo.
- Soi hàng: Hàng hóa được đưa qua khu vực soi chiếu, nơi bạn sẽ cung cấp tờ cân liên xanh và yêu cầu nhân viên tổ kho hỗ trợ xúc hàng vào cân.
- Hoàn tất thủ tục: Cuối cùng, tờ cân gốc được mang đến đại lý hãng bay để đánh bill, hoàn tất quy trình làm hàng xuất Air tại kho TCS.
Tạm kết
Phiếu cân hàng Air đóng vai trò vô cùng quan trọng trong vận chuyển hàng hóa bằng máy bay. Hiểu rõ về cách ghi phiếu, nhận diện các lỗi phổ biến, và nắm vững quy trình khai báo là những yếu tố quyết định để đảm bảo lô hàng được vận chuyển an toàn, đúng tiến độ và tránh rủi ro và tiền phạt không đáng cho doanh nghiệp của bạn.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển quốc tế, SHN Express sẵn sàng hỗ trợ bạn từ khâu tư vấn, hướng dẫn đến xử lý mọi thủ tục liên quan đến phiếu cân hàng Air. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn để đảm bảo mọi chuyến hàng đều diễn ra suôn sẻ và thành công.
Thông tin liên hệ:
- Ship Hàng Nhanh Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Ship Hàng Nhanh Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
- Ship Hàng Nhanh Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
- Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
- Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828
