Trong bất kỳ bộ chứng từ nào phục vụ cho việc nhập khẩu hàng hoá thì Packing List luôn là tài liệu không thể thiếu được. Đây là chứng từ quan trọng, cung cấp cho chúng ta biết thông tin chi tiết về số lượng, cách đóng gói, và nội dung của từng kiện hàng trong lô hàng.
Vậy Packing List là gì?, tại sao nó lại có vai trò quan trọng đến vậy, và cần lưu ý những gì khi lập tài liệu này? Hãy cùng Ship Hàng Nhanh Express tìm hiểu rõ hơn ở bài viết sau nhé!
Packing list là gì?
Packing List hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng hoá sẽ do người bán lập ra, là một loại giấy tờ dùng để liệt kê chi tiết hàng hóa trong một lô hàng mà 2 bên đã thoả thuận qua hợp đồng. Bạn có thể hình dung đây là bảng danh sách các mặt hàng mà người bán gửi cho người mua, kèm theo thông tin về số lượng, quy cách đóng gói, trọng lượng và kích thước kiện hàng.
Thông tin trên bản kê cũng giống như trong Hoá Đơn, nhưng Packing List không hiển thị giá trị của lô hàng hay thông tin thanh toán, mà chỉ tập trung vào việc giúp người mua kiểm tra xem hàng hóa giao nhận có đúng với những gì đã đặt trong hợp đồng hay không (quy cách đóng gói, trọng lượng, kích thước).
Dựa vào thông tin trên Packing List, bạn có thể tính toán được không gian cần thiết để sắp xếp hàng hóa, loại xe cẩu hay xe nâng phù hợp với trọng lượng và kích thước kiện hàng. Không chỉ vậy, nó còn giúp bạn xác định cách thức xếp dỡ: dùng công nhân hay cần thiết bị chuyên dụng như xe nâng, xe cẩu? Khi kiểm tra hàng hóa, bạn cũng dễ dàng biết mặt hàng cần tìm đang nằm trên pallet nào, trong thùng nào. Tất cả những thông tin này đều góp phần giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, thông tin tờ phiếu Packing list còn dùng để:
- Khai báo tờ khai hải quan: Packing List cung cấp thông tin chi tiết về số lượng, trọng lượng và cách đóng gói của từng kiện hàng. Đây là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra và đối chiếu hàng hóa, đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, chính xác và hạn chế sai sót trong khai báo.
- Xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Khi doanh nghiệp cần chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa để hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại, Packing List là tài liệu cần thiết trong hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận xuất xứ (C/O).
- Mua bảo hiểm và kiểm dịch: Packing List giúp các công ty bảo hiểm xác định giá trị của lô hàng để đưa ra mức bảo hiểm phù hợp. Đồng thời, đối với hàng hóa đặc thù như thực phẩm, nông sản, hoặc động vật. Từ đó hỗ trợ các cơ quan kiểm dịch trong việc kiểm tra và xác nhận an toàn hàng hóa trước khi xuất hoặc nhập khẩu.
- Gửi cho nhà nhập khẩu nhận hàng: Là tài liệu quan trọng giúp nhà nhập khẩu kiểm tra xem hàng hóa nhận được có đúng với danh sách và số lượng đã đặt không. Đây cũng là cơ sở để xử lý nếu có sai lệch hoặc thiếu hụt trong quá trình giao nhận.
XEM THÊM BÀI HAY: Cách tính trọng lượng, thể tích hàng hoá khi gửi hàng nhanh
Phân loại Packing list
Đầu tiên là Phiếu đóng gói chi tiết (Detailed Packing List), loại này thì liệt kê đầy đủ các thông tin quan trọng về hàng hóa như tên sản phẩm, số lượng, cách đóng gói, kích thước, và trọng lượng. Đây là dạng phổ biến nhất, được sử dụng thường xuyên trong các giao dịch giữa người mua và người bán để kiểm tra và đối chiếu hàng hóa.
Thứ hai là Phiếu đóng gói trung lập (Neutral Packing List). Khác với loại chi tiết, phiếu này sẽ không ghi tên hoặc thông tin của người bán, phù hợp trong các giao dịch cần giữ tính trung lập, chẳng hạn như khi hàng hóa được giao qua bên thứ ba hoặc trung gian. Tuy nhiên, loại này ít được sử dụng hơn so với phiếu đóng gói chi tiết.
Cuối cùng là Phiếu đóng gói kiêm bảng kê trọng lượng (Packing and Weight List). Đây là dạng tương tự phiếu đóng gói chi tiết nhưng bổ sung thêm thông tin về trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng tổng (Gross Weight) của hàng hóa. Loại này đặc biệt hữu ích trong các giao dịch liên quan đến vận chuyển đường biển hoặc đường hàng không, loại mà trọng lượng đóng vai trò quan trọng để cấu thành chi phí vận chuyển.
Những yếu tố quan trọng khi lập Packing list
Khi lập Packing List, cần đảm bảo đầy đủ các thông tin sau để phục vụ cho việc kiểm tra, giao nhận và thông quan hàng hóa:
Số và ngày lập: Mỗi Packing List cần được đánh số thứ tự rõ ràng và ghi rõ ngày lập để thuận tiện cho việc theo dõi và tra cứu.
Tên hàng và mã hàng (nếu có): Mô tả tên hàng chi tiết, kèm mã hàng (nếu có) để dễ dàng đối chiếu với các tài liệu liên quan khác như hóa đơn thương mại.
Đơn vị tính, số lượng, trọng lượng: Thể hiện rõ đơn vị tính (thùng, kiện, pallet, kg, v.v.), số lượng từng mặt hàng, cùng trọng lượng tịnh (Net Weight) và trọng lượng tổng (Gross Weight) của hàng hóa.
Quy cách đóng gói, kích thước kiện hàng: Ghi rõ cách thức đóng gói (thùng carton, pallet, bao bì, v.v.) và kích thước cụ thể của từng kiện hàng, giúp dễ dàng tính toán không gian vận chuyển.
Thông tin của người mua và người bán: Không thể thiếu tên và địa chỉ của người bán (Seller) và người mua (Buyer), đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch và làm căn cứ pháp lý nếu có tranh chấp.
XEM THÊM BÀI HAY: PIC là gì? Tìm hiểu về vai trò của PIC trong lĩnh vực xuất nhập khẩu
Mẫu Packing list tiếng Việt – File Excel sẵn
Quý bạn đọc có thể tải mẫu của packing list mẫu dưới đây được Ship Hàng Nhanh Express soạn sẵn dưới dạng file Excel:
Tạm kết
Vậy qua bài viết trên, dịch vụ vận chuyển quốc tế SHN Express đã gửi đến Quý bạn đọc những thông tin quan trọng về Packing List. Tuy là một tài liệu nhỏ nhưng đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong việc gửi hàng hóa đi quốc tế được đầy đủ và chính xác, nhờ nó bạn sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian, công sức trong việc kiểm tra, giao nhận hàng, và tránh những rắc rối không đáng có.
Theo dõi nhiều hơn những bài viết hay tại shiphangnhanh.vn nhé!
Thông tin liên hệ:
- Ship Hàng Nhanh Express VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
- Ship Hàng Nhanh Express VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
- Ship Hàng Nhanh Express VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
- Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
- Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828
