PIC (Person in Charge) là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ ý nghĩa và vai trò quan trọng của vị trí này. Trong chuỗi cung ứng, PIC được xem như “người dẫn đường”, chịu trách nhiệm tổ chức, giám sát và đảm bảo mọi công đoạn diễn ra đúng kế hoạch.

Vậy chính xác thì PIC là gì? và họ đóng góp như thế nào trong việc tối ưu hóa quy trình xuất nhập khẩu? Hãy cùng Ship Hàng Nhanh Express tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Giải thích về PIC (Person in Charge)

PIC chính là tên viết tắt của thuật ngữ Person In Charge hoặc Person In Contract . Đây chính là thuật ngữ nói về những người chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý các hoạt động liên quan đến giao nhận hàng hóa quốc tế (lĩnh vực xuất nhập khẩu), đảm bảo các quy trình được thực hiện chuẩn xác và nhanh chóng.

Tuy nhiên, cũng tùy vào từng giai đoạn mà PIC sẽ mang ý nghĩa, nhiệm vụ khác nhau, đôi khi là người được chỉ định và đôi khi là người chịu trách nhiệm chính.

Cụ thể như sau:

PIC (Person In Contract): là người phụ trách chính trong một công việc cụ thể được doanh nghiệp giao phó, thường sẽ chịu trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế.
PIC (Person In Charge): đóng vai trò như một cầu nối, đảm nhận nhiệm vụ liên lạc, làm việc với các đối tác quốc tế, nhà cung cấp hoặc khách hàng, đảm bảo mọi giao dịch diễn ra thuận lợi.

Nhiệm vụ của PIC trong lĩnh vực Logistics

Để đảm bảo quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra thuận lợi trong quá trình giao nhận, PIC người giữ vai trò trọng yếu trong việc đảm bảo mọi hoạt động xuất nhập khẩu được vận hành trơn tru và đúng kế hoạch.

Những người này không chỉ có kiến thức và sự am hiểu về lĩnh vực xuất nhập khẩu, nắm rõ các quy định hải quan cũng như có nhiều kỹ năng giao tiếp, quản lý tình huống thì PIC cũng cần phải có khả năng tổ chức và điều phối.

Một số nhiệm vụ của PIC trong lĩnh vực logistics bao gồm:

Lập kế hoạch vận chuyển

PIC sẽ chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các kế hoạch nhằm nâng cao hiệu quả mua bán hàng hóa giữa Việt Nam và các quốc gia khác. Các kế hoạch này rất chi tiết từ việc lựa chọn phương tiện vận chuyển là đường biển, đường tàu, hàng không cũng như xác định lộ trình và thời gian giao hàng, chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa đến tay người nhận.

Từ đó hạn chế tối đa các rủi ro sẽ phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu.

Điều phối hoạt động vận chuyển

Không chỉ vậy, PIC còn đóng vai trò điều phối hoạt động vận chuyển quốc tế một cách chuyên nghiệp và rõ ràng nhất. Nghĩa là PIC phải thường xuyên theo dõi tiến độ, lộ trình giao nhận hàng sang các nước khác.

Theo dõi và báo cáo cho cấp trên biết về trình trạng của đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển đến khi lưu kho và giao cho khách hàng.

Luôn đảm bảo được rằng quá trình vận chuyển thông suốt, đúng hạn đã hẹn và hàng hóa được bảo đảm chất lượng, kịp thời xử lý các lỗi phát sinh. Ngoài ra, dù hàng hóa chưa được giao đến người nhận tại các nước khác thì khi hàng ở trong quá trình tạm giữ và khi xử lý tại cửa khẩu cũng đạt chất lượng tốt nhất.

Xử lý thủ tục hải quan

PIC cũng là người đứng ra chịu trách nhiệm phối hợp với khách hàng và cục hải quan để thực hiện các thủ tục hải quan đầy đủ cũng như chính xác nhất. Đây chính là một trong những ý nghĩa lớn trong vai trò của một PIC ở lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Các thủ tục hải quan phải được hoàn thành theo đúng quy định về thời gian và thông tin để các vấn đề pháp lý không xảy ra và hàng hóa cũng sẽ được thông quan nhanh chóng, không bị chậm trễ.

BÀI HAY NÊN ĐỌC: Tìm hiểu về trình tự và thủ tục gửi hàng đi nước ngoài chi tiết

Giải quyết vấn đề phát sinh

Trong quá trình vận chuyển hàng hóa sẽ xảy ra các vấn đề như: Vận chuyển chậm, hàng bị tồn kho, lưu bãi, hàng hóa không được thông qua, bị mất, bị hư hỏng,… Lúc này, PIC chính là người có trách nhiệm giải quyết các vấn đề phát sinh bất ngờ này cũng như kịp thời phối hợp cùng các bên liên quan để xử lý nhanh chóng, hiệu quả, đem đến quyền lợi tốt nhất cho khách hàng.

Tầm quan trọng của PIC trong xuất nhập khẩu

Người phụ trách PIC không chỉ đảm nhận các công việc cụ thể trong quy trình xuất nhập khẩu mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối và vận hành cả chuỗi cung ứng. Với nhiệm vụ đảm bảo an toàn và tính toàn vẹn của hàng hóa, họ mang đến nhiều đóng góp thiết thực như:

Làm cầu nối với đối tác quốc tế: PIC sẽ là người phụ trách đại diện doanh nghiệp làm việc trực tiếp với đối tác, nhà cung cấp, khách hàng và cơ quan chức năng. Nhờ vậy, các mối quan hệ hợp tác được duy trì và những thỏa thuận quan trọng luôn được đảm bảo đúng kế hoạch.
Quản lý toàn diện hoạt động xuất nhập khẩu: Từ chuẩn bị hồ sơ, chứng từ cho đến giám sát vận chuyển và điều phối, họ là người chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ quy trình này.
Theo dõi và cập nhật thông tin: PIC sẽ liên tục theo dõi số liệu xuất nhập khẩu và cập nhật những thay đổi mới nhất, giúp doanh nghiệp chủ động thích nghi với chính sách và biến động thị trường.
Xử lý tình huống phát sinh: Khi xảy ra sự cố bất ngờ như chậm trễ vận chuyển hay vấn đề thông quan, người phụ trách sẽ đứng ra giải quyết, đảm bảo hàng hóa được giao đúng thời gian và kế hoạch.

Điều kiện để trở thành PIC trong ngành xuất nhập khẩu và logistics

Để đảm nhiệm vị trí PIC trong xuất nhập khẩu và logistics, bạn cần phải đáp ứng các tiêu chí quan trọng sau:

Có khả năng giao tiếp tốt để dễ dàng trao đổi với các khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, cơ quan hải quan,… như vậy mới có thể truyền tải được đầy đủ các thông tin cần thiết một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian cũng là một yếu tố vô cùng cần thiết của những PIC để quá trình hoàn thành thủ tục giảm sai sót, đúng tiến độ cũng như tiết kiệm được các chi phí phát sinh.
PIC cần nhạy bén và sở hữu kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh chóng, biết cách xử lý tình huống cũng như đưa ra các giải pháp hữu hiệu nhất, kịp thời nhất để hạn chế các sai sót xảy ra trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế.
Kiến thức chuyên môn cũng là tiêu chí quan trọng mà một PIC cần có. Bạn cần phải nắm rõ quy trình xuất nhập cảnh thực hiện như thế nào, chứng từ yêu cầu ra sao và quy định pháp lý, pháp luật tại nước mà khách hàng muốn gửi hàng đến.
PIC là một vị trí quan trọng trong ngành logistics nên cũng cần phải có kỹ năng tư duy, giải quyết vấn đề. Một PIC chuyên nghiệp cần phải suy nghĩ vấn đề một cách linh hoạt, giảm thiểu thiệt hại cho doanh nghiệp thông qua việc đưa ra các giải pháp hiệu quả, nhanh chóng.
Có hiểu biết về kiến thức trong quá trình xuất nhập khẩu, am hiểu về thị trường quốc tế để tránh rủi ro.

Tạm kết

Qua bài viết trên hy vọng bạn đọc đã hiểu rõ nhiệm vụ, vai trò và những yêu cầu quan trọng của người phụ trách (PIC) trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa quốc tế. Đây là vị trí then chốt, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả chuỗi cung ứng, đảm bảo hàng hóa được giao nhận an toàn, đúng tiến độ và tiết kiệm chi phí.

SHN Express tự hào sở hữu đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cùng mạng lưới phủ rộng hơn 200 quốc gia trên toàn cầu. Đội ngũ phụ trách (PIC) giàu kinh nghiệm của chúng tôi không chỉ giỏi chuyên môn mà còn linh hoạt trong việc xử lý các tình huống phát sinh, cam kết mang đến dịch vụ vận chuyển đáng tin cậy và tối ưu cho khách hàng.

Hãy để chúng tôi trở thành đối tác đồng hành của Quý khách trong mọi hoạt động xuất nhập khẩu, thương mại quốc tế!

Thông tin liên hệ:

VP Hà Nội: 29 Triệu Việt Vương, Nguyễn Du, Hai Bà Trưng, Hà Nội.
VP HCM: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM
VP Đà Nẵng: 39B Tiểu La, Q. Hải Châu, Đà Nẵng.
Tổng Đài Hỗ Trợ: 1900.58.58.52
Tel: 0927.33.2828 – 0859.33.2828 – 0856.33.2828

Trụ Sở Chính: Số 65 Yên Thế, P2, Tân Bình, HCM